Hot desking

Définition du hot desking

Le hot desking est une approche moderne de gestion des espaces de travail qui favorise la flexibilité et l'efficacité dans les entreprises.

Le terme anglais "hot desking" est traduit en français par "bureau flexible" dans le dictionnaire. Le traducteur propose également "bureau partagé". Cela fait référence à une pratique où les employés ne possèdent plus de poste de travail attitré, mais la possibilité de choisir un bureau ou un espace pour leur équipe, disponible en fonction de leurs besoins et de leurs tâches.

Le terme “hot desking” est souvent associé au desk sharing ou au flex office, qui possèdent des définitions assez proches.

Les avantages et inconvénients du hot desking

Les avantages du hot desking sont nombreux. Il permet aux entreprises d'optimiser l'utilisation de leurs espaces de bureau, de réduire les coûts immobiliers et de favoriser la collaboration entre les salariés.

Cette approche est liée aux nouvelles façons de travailler. Avec la pratique du télétravail dans le cadre du travail hybride, le collaborateur a la flexibilité de travailler depuis différents lieux : au bureau, à la maison ou encore dans des espaces de coworking. Lorsqu’il se rend au bureau, la flexibilité se poursuit avec le hot desking, où le salarié a aussi la possibilité de choisir son espace de travail, comme une salle de réunion ou un bureau.

Cependant, l’employeur doit veiller à résoudre certains défis :

• La concentration : le hot desking permet de créer différents espaces ayant chacun leur vocation, dont des zones silence propices à la concentration, des phone box ou autres cabines téléphoniques pour travailler au calme.
• La conduite du changement : le passage à un environnement flexible demande un temps d’adaptation aux équipes, c’est pourquoi l’accompagnement et l’implication des collaborateurs sont des phases essentielles pour la réussite du projet.
• Le stockage des affaires personnelles et des documents importants : sans poste de travail attitré, il est important d’offrir aux collaborateurs une solution pour ranger leurs effets personnels, comme des casiers.

L’équipement des bureaux en hot desking

Les bureaux équipés pour le hot desking sont souvent dotés d'infrastructures modernes (open space, salle de réunion…), de technologies de pointe et de solutions de gestion de l'espace comme un écran et un support d’ordinateur pour chaque poste. Les entreprises peuvent mettre en place un logiciel de réservation de bureaux et d'espaces flexibles, facilitant ainsi l'organisation des collaborateurs, la gestion des postes de travail et espaces disponibles.

Le développement du hot desking

Les partages de bureau sont devenus une solution populaire pour des millions de salariés d’entreprises, qu'elles soient de petites start-ups ou de grandes organisations. Le hot desking favorise la flexibilité, l'efficacité et la gestion optimale des ressources immobilières, tout en répondant aux besoins changeants des collaborateurs.

En résumé

Le hot desking, ou bureau flexible, est une approche innovante de la gestion de l'espace de travail qui offre une plus grande flexibilité à ses utilisateurs en leur offrant la possibilité de choisir un poste de travail en fonction de leurs besoins, tout en permettant aux entreprises d’optimiser leurs espaces et de créer ainsi un environnement de travail plus agile.