Flex office

Définition du flex office

Qu’est-ce que le flex office ?

Le flex office, aussi appelé flex desk, est une organisation de travail dans laquelle les salariés d'une entreprise n'ont pas un poste de travail attitré.

De nombreux coworkings en France et dans le monde travaillent avec cette nouvelle organisation flexible. En 2019, 14% des entreprises pratiquaient le flex office. En 2021, ce chiffre doublait pour atteindre 30%, selon un rapport de Parella.

Les avantages du flex desk

• Le choix de l’espace de travail par les salariés : un collaborateur qui préfère travailler au calme peut choisir un bureau dans une partie plus silencieuse des locaux. À l’inverse, les employés ayant besoin de travailler en équipe et de communiquer avec leurs collègues vont plutôt choisir un espace collaboratif, comme une salle de réunion ou un open space. Les salariés peuvent adapter facilement leur environnement de travail en fonction de leurs besoins.
• De l’espace gagné dans l’entreprise : en flex office, il y a généralement moins de postes de travail que de collaborateurs, libérant ainsi de l’espace dans les locaux, ce qui permet d’aménager différemment et d’optimiser les zones (espace de détente par exemple).
• Une meilleure communication avec ses collègues : il est plus simple pour les managers et les collaborateurs de discuter en étant dans le même espace. Cela permet aussi de renforcer les liens entre les salariés et de favoriser le sentiment d’appartenance au sein de l’entreprise.

Les raisons de passer au flex office

Souvent, les entreprises qui adoptent un environnement de bureaux flexibles pour répondre aux besoins de leurs salariés, souhaitent davantage de souplesse dans leur organisation du travail. C’est notamment le cas depuis la généralisation du télétravail, pratiqué par 55% des Français selon JLL. Les collaborateurs ne sont donc pas tous présents en même temps sur le lieu de travail, laissant certains bureaux inutilisés. Les entreprises ont donc un intérêt, notamment économique, à passer au flex office.

La mise en place du flex office

Les entreprises ayant réussi leur passage au flex office ont généralement respecté les étapes suivantes :

1. Diagnostiquer l’organisation actuelle : c’est le moment de voir où en est l’entreprise. Il est important de suivre et de consulter régulièrement les données sur les pratiques de télétravail et l'occupation des espaces, qui peuvent aider à déterminer comment optimiser le passage au flex office.
2. Impliquer les différentes équipes : demander l’avis des collaborateurs en les interrogeant sur leurs attentes et leurs besoins est une étape importante qui va définir la réussite du projet. En se sentant impliqués, ils accepteront mieux le changement. Le passage au flex desk sera ainsi fluide et collaboratif.
3. Repenser l’aménagement : afin d’améliorer le confort de vie au bureau, revoir la disposition des différents espaces est indispensable pour un passage au flex office réussi. Cela passe par définir un taux de foisonnement (le nombre de collaborateurs attribué à un poste de travail) et un zonage avant de commencer une éventuelle phase de travaux : création de nouvelles salles de réunions, d’espaces partagés, de phone boxes, etc.
4. Assurer la continuité des échanges : pour que le flex office soit un succès sur le long terme, il est important de communiquer avec les bons outils sur les bonnes pratiques pour réserver son poste de travail au sein des différents espaces.
5. Rassurer les collaborateurs : interrogez les salariés sur leurs inquiétudes face à ce changement qui va modifier l’utilisation des espaces et l’organisation au sein de l’entreprise. Avec l’outil Deskare, managers et collaborateurs sont formés à son utilisation. Un chat interactif est également à leur disposition pour toute question au quotidien.
6. Faire évoluer le modèle : le flex office n’est pas une notion ou tendance fixe, chaque entreprise a sa propre vision du bureau nomade et fait évoluer son modèle au fil de la pratique. En fonction des retours des salariés et de leur utilisation des espaces de travail, le modèle évolue.

En résumé

Le flex office transforme l'environnement de travail en offrant aux collaborateurs la flexibilité de choisir leur espace de travail en fonction de leurs besoins. Le flex desk favorise une meilleure collaboration, renforce les liens entre les salariés et permet une utilisation optimale des espaces, tout en s'adaptant aux nouvelles pratiques de travail et en offrant des avantages, tant aux employés qu'aux entreprises.