Aujourd’hui, le télétravail fait partie intégrante de la vie de la plupart des salariés. 70% d’entre eux ont la possibilité de travailler à distance et 31% indiquent le faire régulièrement selon le dernier rapport de Parella.
Le télétravail présente de nombreux avantages que les employés ne trouvent pas forcément dans les bureaux des entreprises, tels que plus de flexibilité dans les horaires de travail. Mais il permet aussi de réduire le stress et la fatigue, tout en favorisant un meilleur équilibre vie professionnelle - vie personnelle.
Les équipes se rendent ainsi moins souvent au bureau. En moyenne, les salariés effectuent 3,6 jours de télétravail par semaine (Malakoff Humanis, 2021). Cela pose alors un problème d’occupation des espaces, qui a poussé certaines entreprises à modifier leur fonctionnement pour passer au flex office : le travail sur site sans bureau attitré.
Cependant, le passage au flex office se prépare. Les coûts et les économies qu’il peut engendrer peuvent être anticipés. Quelles sont donc les nouvelles dépenses du bureau flexible ? Comment les directions de l’immobilier des entreprises peuvent-elles faire des économies grâce à cette nouvelle organisation ?
Il existe deux typologies de coûts liés au flex office :
La plupart du temps, un passage au flex office s’accompagne de dépenses pour standardiser les espaces, et plus particulièrement les postes de travail. Cela passe donc par leur réaménagement. Le but du projet immobilier est de les adapter à ce nouveau mode de travail qui se veut plus collaboratif, avec plus d’espaces ouverts et de salles de réunion pour les équipes. Diverses dépenses sont alors à prévoir :
Le nouvel espace s’accompagne de nouvelles prestations pour les collaborateurs. L’équipe en charge du projet flex office doit alors prévoir de potentiels achats pour le nouvel environnement :
Ce sont des investissements nécessaires qui porteront leurs fruits à l’avenir. Vos salariés pourront travailler dans de bonnes conditions et seront ainsi plus productifs !
Une fois les espaces réaménagés, il convient de les gérer au quotidien. Il est alors préférable de trouver une solution d’organisation du flex office qui saura faire vivre le bureau de manière fluide.
Les prix, les fonctionnalités ou encore le catalogue d’intégrations sont très différents d’un outil à l’autre. Il faut alors veiller à ce que la solution que vous choisissez réponde aux attentes de l’entreprise en terme de management et à celles de ses salariés.
➡️ Pour vous aider dans cette tâche, nos experts ont réalisé une check-list pour trouver votre outil de flex office idéal !
La mise en place d’un tel outil outil engendre des dépenses : abonnement, déploiement aux administrateurs puis à l’ensemble des collaborateurs. Mais pensez aux bénéfices que vous en tirerez. C’est à partir de se moment là que vous commencerez à avoir un retour sur investissement. Vous pourrez soit économiser, soit réinvestir au profit de vos collaborateurs.
En 2022, le poste de travail d’un salarié coûtait, toutes charges comprises, 12 481 € (Buzzy Ratios). Après les salaires, c’est la deuxième source de dépenses d’une entreprise.
Étant donné que moins d'employés se rendent au bureau chaque jour, le flex office peut réduire le nombre de postes de travail nécessaires pour un même effectif. Cette pratique engendre alors une réduction des coûts.
Prenons l’exemple d’une entreprise qui passerait de 1000 à 800 postes de travail. Avec 1000 postes, les dépenses annuelles seraient de 12 481 000€. Mais en passant à 800 postes grâce au flex office, elle peut réaliser une économie de près de 2,5 millions d’euros soit 20% sur une année, ce qui n’est pas négligeable !
Pour aller plus loin, découvrez comment le géant français Bic a réinventé ses espaces !
L’inflation et la crise énergétique poussent de nombreuses entreprises à réduire leur consommation. Avec moins de collaborateurs sur site, vous avez la possibilité d’agir. Vous pouvez par exemple, en fonction de l’affluence, concentrer les salariés dans une même zone et ainsi fermer les autres. C’est la solution qu’à expérimenté Allianz France en fermant pendant 3 mois l’une de ses tours parisiennes le vendredi.
Des économies sont alors possibles :
Étaler les jours de présence des collaborateurs vous évitera des pics de consommation d’énergie. Cette logique de réduction des dépenses devra s’accentuer dans les prochaines années. Déjà en 2019, le gouvernement avait fait entrer en vigueur une obligation réglementaire : l'Éco Énergie Tertiaire. Dans la lutte contre le changement climatique, elle impose une baisse de la consommation d’énergie des entreprises du secteur tertiaire de plus de 1000 m². En 2030, le parc tertiaire devra avoir baissé sa consommation de 40%, en 2040 de 50% et en 2050 de 60%.
C'est pourquoi le flex office est un levier intéressant et efficace pour atteindre ces objectifs !
Les entreprises peuvent miser sur les restaurants d’entreprises pour optimiser les dépenses et ajuster les ressources. Ces dernières années, leur fréquentation et leur utilisation se sont fortement modifiées en raison de plusieurs facteurs :
On constate une baisse de fréquentation de 10 à 30% avec un jour de présentiel en moins (selon BFM Business). Il faut alors revoir l’organisation et les diverses dépenses autour de ces restaurants d’entreprise.
Par exemple, avec un outil de gestion du flex office, vous pourriez voir les personnes qui sont présentes au bureau pour prévoir et gérer les quantités nécessaires dans le but d’adapter les dépenses et d’éviter le gaspillage.
Pour résumer, malgré les dépenses qui peuvent être nécessaires pour mettre en place le flex office, il est tout à fait possible de réaliser des économies. Ce système de bureau flexible possède de nombreux avantages financiers. Mais il serait dommage de considérer le flex office seulement sous cet aspect. Ce mode de travail est avant tout la possibilité de donner un nouveau souffle à son organisation, tout en rationalisant et en permettant le maintien des liens sociaux. Chez nos clients, nous observons que les sommes économisées grâce au flex office sont souvent réinvesties, notamment dans l’expérience collaborateur !
Un doute ? Découvrez notre analyse des avantages et inconvénients du flex office.
Envie d’aller plus loin ? Téléchargez notre livre blanc sur les nouvelles attentes des collaborateurs au bureau !
.png)
.png)
