La gestion de l'environnement de travail est un enjeu majeur pour les entreprises. De plus en plus, elles adoptent le travail hybride et passent au flex office. Dans cet article, nous allons décortiquer la stratégie derrière les bureaux partagés de Keolis, l'un des leaders mondiaux du transport public de voyageurs et filiale de la SNCF. Découvrez le témoignage de Fanny Lamarque, Directrice de l'environnement de travail (ex SFR, LVMH et Saint-Gobain).
Alors, comment Keolis a réussi à mettre en place une stratégie agressive en matière de gestion des espaces de travail et à faciliter la transition vers le flex office pour ses 600+ collaborateurs ?
Keolis a entrepris un projet ambitieux de déménagement et de réaménagement de ses espaces de travail en seulement un an, en passant d'un immeuble Haussmannien de 10 000 m² au cœur du neuvième arrondissement de Paris, à un nouveau bâtiment moderne de 5 000 m² à La Défense. L'objectif était d'optimiser l'utilisation de l'espace tout en réduisant les coûts au mètre carré :
"Notre déménagement était une décision basée sur des considérations économiques, mais nous avons tout mis en œuvre pour faciliter cette transition et améliorer le bien-être de nos collaborateurs."
Le nouveau bâtiment à La Défense offrait une opportunité d'aménagement plus efficace, en passant d'une disposition traditionnelle avec des bureaux cloisonnés, à un espace ouvert et flexible de 338 postes de travail pour plus de 600 collaborateurs.
Suite à l’accompagnement des cabinets de conseil en aménagement des bureaux JLL et Tetris, Keolis a réussi son pari, soutenu par une politique de télétravail souple et basée sur la confiance.
Aujourd’hui, avec la pratique du travail hybride, beaucoup de sièges sociaux sont basés sur un système d’espaces ouverts en flex office. Keolis a décidé de jouer pleinement le jeu des bureaux flexibles. Le déménagement est venu insuffler une nouvelle dynamique grâce à l’adoption d’une organisation moderne des bureaux :
“Avec les nouvelles organisations du travail, le flex office est un autre mot pour désigner un open space et c’est une évidence pour Keolis aujourd’hui.”
Il est intéressant de noter l’importance de l'influence des nouvelles tendances en matière d'environnement de travail. L'open space est souvent amélioré par le flex office (aménagement, zoning, services) qui offre des espaces en phase avec les différents usages des collaborateurs au quotidien, en favorisant la collaboration et l'échange au sein des équipes.
Pour assurer une transition réussie vers le flex office, Keolis a mis en place un groupe d'ambassadeurs chargés de relayer, à double sens, l'information entre la direction et les collaborateurs. Fanny Lamarque souligne l'importance de cette approche où des personnes ont été choisies pour devenir des référents dans chaque direction et d’autres étaient volontaires, souhaitant s’impliquer pleinement dans le projet. Ces ambassadeurs ont joué un rôle essentiel dans la communication et l'acceptation du changement :
“Il était crucial d'écouter et de comprendre les demandes et les besoins des collaborateurs, tout en étant transparent sur les contraintes budgétaires et techniques. Cette approche a contribué à la réussite rapide du projet et du déménagement en seulement un an.”
Le retour d’expérience de Keolis prouve qu’il est essentiel de faire preuve de transparence et de montrer aux collaborateurs que leurs demandes sont entendues pour ensuite mieux y répondre ou expliquer pourquoi tout n’est pas réalisable. Le dialogue a été un élément clé de réussite chez Keolis.
Avant la transition vers le flex office, certaines réticences ont pu émerger parmi les collaborateurs. Fanny Lamarque souligne que ces craintes ont été bien gérées et comprises. Elle attribue cette réussite à la bienveillance et à l'adaptabilité de la population de l'entreprise, ainsi qu'à la motivation des bonnes personnes dans chaque direction.
En plus de proposer des espaces ouverts, Keolis a également apporté des services pour faciliter le quotidien des collaborateurs. Dans les anciens bureaux, les services se résumaient principalement à la maintenance, au courier et au nettoyage :
“Quand on sait que l’environnement de travail c’est 27 métiers, on a de quoi un peu s’amuser quand on propose des services !”
Avec les améliorations du nouveau siège social, les craintes se sont rapidement évaporées et l’attention des collaborateurs s’est ainsi principalement portée sur les nouveaux services : conciergerie, salle de sport et restauration sur place notamment.
Plusieurs initiatives ont été mises en place pour favoriser l’appropriation du nouveau siège social et créer un environnement de travail agréable et personnalisé :
“Même en flex office la personnalisation est possible. Dans des services, chacun a fixé sur son casier un petit Lego à son effigie. Certains ont également ajouté des décorations aux armoires basses pour rendre l'environnement de travail plus personnalisé et agréable.”
L'expérience de Keolis met en évidence l'importance de prendre en compte les besoins et les préférences des collaborateurs dans la conception des espaces. L'appropriation de l'environnement de travail est alors un aspect essentiel à considérer lors de la mise en place du flex office.
L’objectif de Fanny Lamarque est de faire revenir les collaborateurs au bureau. Mais il est essentiel de proposer une expérience de travail enrichissante. Fanny croit que travailler peut également relever de l’échange avec ses collègues, de rencontres, de la possibilité de participer à des ateliers et à des moments de vie en entreprise, tout en préservant un équilibre de vie :
"Je crois fondamentalement en la vie privée et en des horaires bienveillants. Le travail en entreprise a encore de l'avenir mais il est appelé à changer."
Fanny souligne également l'importance de maintenir un télétravail maîtrisé pour accompagner au mieux les collaborateurs et éviter toute détresse sociale. Elle est convaincue que le travail sur site continuera d'exister. La transition vers le travail hybride et le flex office offre de nouvelles opportunités et défis aux entreprises. Le témoignage de Fanny Lamarque, Directrice de l'environnement de travail de Keolis, met en évidence l'importance d'une approche stratégique et collaborative pour réussir cette transformation.
Pour résumer, la transition vers le flex office apporte de nombreux avantages si elle est bien gérée et implique tous les acteurs de l'entreprise. Pour Fanny Lamarque, il est clair que le travail sur site ne disparaîtra pas, mais il est amené à évoluer. Les entreprises doivent rester à l'écoute des besoins de leurs collaborateurs, tout en restant transparentes sur les contraintes auxquelles elles sont confrontées. La flexibilité, la collaboration et le bien-être des employés restent au cœur de cette transformation.
Avec une approche réfléchie et une volonté d'innovation, les entreprises peuvent tirer parti de ces nouvelles formes de travail pour stimuler la productivité, la créativité et la satisfaction des employés. Le flex office et le travail hybride sont ainsi une réelle opportunité de repenser l'environnement de travail et d'adopter des méthodes plus agiles et modernes.
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