Les nouveaux modes du travail font évoluer le bureau et ses usages. Avec le déploiement du travail hybride à grande échelle et la course à l’attractivité des locaux, les initiatives des entreprises sont nombreuses pour construire le futur du workplace.
Associés à l’espace, la qualité de vie au travail, les interactions, le management et les nouveaux outils numériques sont les clés de voûte d’un retour sur site réussi. Mais comment accompagner son entreprise dans ces grands changements sociétaux, générationnels et technologiques ?
Jean-Marc Couillault, Head of Workplace Strategy Group chez Thales, nous a confié que “c’est souvent la technologie qui a transformé les habitudes de travail”. Nous avons donc creusé ensemble le sujet dans un entretien passionnant. Découvrez son retour d’expérience à travers ses étapes clés d’une transition réussie vers les bureaux partagés.
Jean-Marc Couillault est à la tête de la stratégie de l’environnement de travail de Thales dans son aspect spatial et humain. Son équipe veille à ce que les ressources permettent aux collaborateurs de mener correctement leurs activités. Bien avant le chamboulement du Covid, Thales a remis en question son organisation du travail.
2012, le projet « Cristal » à Gennevilliers (89 000 m² pour 4 500 personnes) a permis les prémices d’une nouvelle méthodologie, imaginer les espaces de travail par et pour les activités de collaborateur. Ce qui avec les évolutions des modes de travail (télétravail, nomadisme, etc.) nous conduit vers les espaces partagés.
“Même si on n’était pas prêts socialement, on a construit l’environnement de travail “flex ready” avec des éléments nécessaires pour que l’espace puisse être partagé par la suite.”
En 2018, suite à la réalisation d’un diagnostic quantitatif et qualitatif mené sur un panel représentatif de 9 000 collaborateurs, soit 25% de la population française thalesienne, Jean-Marc observe que 48% des postes de travail sont libres et que les salles de réunion sont occupées à moins de 50% de leur capacité. Les collaborateurs se réunissent, mais en moins grand nombre qu’avant.
Un rapide raccourci amènerait à penser qu’il suffit de placer le double de monde dans les sites sans faire de travaux pour optimiser les surfaces. Or, selon Jean-Marc, le défi n’est pas mathématiques, mais nécessite plutôt de redistribuer les espaces pour créer des zones dont les collaborateurs ont réellement besoin.
Chez Thales, l’intelligence humaine est le moteur derrière la technologie. Cette logique s’applique également dans la gestion de l’environnement de travail, où le bureau est depuis plusieurs années devenu un véritable lieu de socialisation :
“On a fait le pari que quand les gens viennent sur site, c’est avant tout pour collaborer et interagir. Le travail de concentration individuel se fait plutôt en télétravail. Ça demande de réorganiser la semaine de travail et l’équipe en fonction de l’hybride.”
Cette stratégie se traduit dans l’espace par l’augmentation du nombre de places en salles de réunion (même plus petites) et en zones collaboratives. Dans la pratique, le taux de partage se fait en fonction du service, de sa culture et du site : “c’est l’usage qui détermine le taux de partage”. Cela demande une bonne organisation entre managers pour ne pas faire revenir leurs équipes le même jour.
Le management de proximité tient un rôle central dans l’orchestration de l’hybride et des bureaux partagés. Les managers ont besoin d’être formés aux nouveaux modes de travail pour arriver à sortir de la logique du contrôle des équipes. L’accompagnement est donc indispensable pour réussir l’acculturation et la transformation du middle management, directement impacté par ces changements.
Thales est passé de 7% des collaborateurs qui télétravaillaient avant Covid, à 70% troi ans plus tard. Ces nouveaux comportements impactent directement le taux de fréquentation des sites. Des chutes sont enregistrées, le taux de présence du vendredi pouvant descendre à 20%.
Dans la période actuelle de sobriété énergétique attendue et recherchée, la juste consommation de mètres carrés est un objectif qui est désormais assumé. Ce changement de mentalité et de discours traduit une véritable volonté de reconstruire l’environnement de travail pour qu’il soit en adéquation avec l’entreprise et les équipes qui la composent :
“Maintenant, l’objectif d’économie de mètres carrés est assumé, on en parle librement.”
Nous assistons donc à une profonde évolution de la stratégie immobilière et de sa communication aux salariés. Au-delà de la réduction des mètres carrés, il s’agit avant tout de leur optimisation. À chaque entreprise ses enjeux : réduction des loyers, augmentation des espaces collaboratifs, nouvelle donne pour l’expérience collaborateur… La stratégie ne dépend pas seulement de la direction de l’immobilier, d’autres parties-prenantes participent aux projets.
Quand l’environnement de travail n’est plus en adéquation avec les usages des collaborateurs, le projet d’aménagement doit inclure plusieurs corps de métiers. Avec Jean-Marc, nous avons évoqué deux partenaires indispensables dans la révision des espaces.
La transformation de l’organisation du travail nécessite de s’occuper de la ressource humaine qui a également besoin de se transformer. Cela nécessite un véritable accompagnement, qui peut parfois manquer à l’appel :
“Aujourd’hui, on fait de l’accompagnement aux changements de l’environnement de travail en expliquant aux collaborateurs les bons usages à adopter. Il manque tout de même un maillon pour véritablement animer la transformation, il faut des animateurs de transformation humaine.”
Souvent, l’environnement de travail se transforme plus vite que l’homme, changer les habitudes ou les compétences de quelqu’un prend du temps. Jean-Marc conseille de commencer par se poser des questions : est-ce que l’organisation du travail s’est transformée ? Est-ce que le management qui devrait accompagner cette transformation s’est aligné avec cette organisation ? Ensuite, l’entreprise peut construire l’environnement qui va accélérer et incarner cette transformation !
Un projet immobilier est un projet d’entreprise. La ressource humaine qui compose cette dernière est au cœur de la machine. Pour conclure cet échange avec Jean-Marc, retenons qu’il est intéressant de commencer par réaliser un diagnostic pour remonter les usages des équipes, et ensuite designer la ressource immobilière en adéquation. Sans oublier d’accompagner les gens dans les transformations.
Chez Deskare, nous pouvons vous accompagner dans votre transformation vers les bureaux flexibles, on discute de votre projet ?
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