Déjà expérimenté par certaines entreprises avant la crise sanitaire, le flex-office se démocratise et va de pair avec le travail hybride qui s’impose également. Les startups et les entreprises de la tech ne sont pas les seules adeptes puisque des entreprises comme PWC, L’Oréal, Axa, BNP Paribas ou Engie font également leur mutation. Contrairement aux idées reçues, il ne s’agit pas uniquement de faire des économies de loyer. D’ailleurs, seule une entreprise sur deux réalise des économies en passant au flex, selon une étude de JLL auprès de 14 organisations. Alors, pourquoi cet engouement ? Quelles en sont les implications ?
Le flex-office consiste à ne pas attribuer un poste en particulier à un collaborateur. L’idée est de favoriser le travail inter-équipes. Pour ce faire, les bureaux sont transformés pour proposer davantage d’espaces pouvant favoriser la collaboration (bulles, lieux informels,...). Bien sûr, il est plus simple de mettre en place le flex-office dans le cadre d’un déménagement. Mais, avec un peu de réflexion et d’imagination, tout est possible. Une telle réorganisation des bureaux est également censée générer un cadre de travail plus agréable pour les collaborateurs qui y travaillent. La qualité de vie au travail (QVT) est devenue une considération centrale pour les talents. Ces derniers cherchent à s’épanouir dans leur environnement de travail et les bureaux doivent être une vitrine pour les futures recrues. Ces dernières souhaitent des espaces collaboratifs, de détente et de réunion, sans oublier des espaces plus traditionnels pour se concentrer lors des tâches plus solitaires. De plus, l’esthétique des bureaux doit être soignée et transmettre la culture de l’entreprise : couleurs, mobilier, lumières, formes. Ainsi, le flex-office s’inscrit dans une démarche de marque employeur.
Néanmoins, il faut rappeler que tous les salariés n’ont pas les mêmes attentes. On observe une hétérogénéité des pratiques au travail, notamment entre les différentes équipes. Les équipes tech sont généralement moins enclines à se déplacer régulièrement, tandis que les équipes plus créatives comme les designers ou les marketers se nourrissent du renouvellement permanent. Il est normal que le flex-office suscite des inquiétudes. La manière la plus sûre d’y répondre est d’avancer par petits pas. Toujours selon JLL, les réticences sont dissipées pour une personne sur deux après avoir expérimenté le flex-office. Pour plus de précision sur comment impliquer vos collaborateurs dans la transition, on vous recommande notre article sur le sujet.
La grande question est de savoir si les pratiques de flex-office sont réellement appliquées ou si le naturel revient au galop ! Concernant la pratique du “clean desk” qui consiste à laisser le poste de travail vide lorsqu’on le quitte, on remarque que les salariés ont tendance à la respecter à l’échelle de la journée mais pas pendant la journée elle-même. Cela signifie que l’on garde “son” bureau pour la journée au moins mais que l’on change le jour d’après. A plus long terme, la plupart des collaborateurs retrouvent un bureau attitré officieusement. Attention à ce que ce ne soit pas la ruée vers les meilleurs postes !
De manière générale, on observe une logique de territorialisation qui s’installe, c’est-à-dire que les membres d’une même équipe se retrouvent et ne se mélangent pas avec les autres. Il faut essayer de lutter contre ce phénomène naturel, afin de promouvoir le travail entre départements de temps en temps. Les échanges qui en découlent peuvent s’avérer extrêmement bénéfiques pour l’entreprise. A l’inverse, il est essentiel de préserver des zones d’intimité où se rendront les salariés pour des tâches qui requièrent de la concentration.
Le défi du flex-office est de toujours garantir la disponibilité d’un poste de travail à un collaborateur qui vient au bureau, et ce malgré une capacité des bureaux qui peut être inférieure aux effectifs totaux. Pour éviter que certains aient à travailler dans l’escalier, il vous faut un outil pour mesurer et gérer l’occupation de vos espaces. Deskare permet à chaque salarié de connaître le taux d’occupation du bureau où il compte se rendre, et de voir où ses collègues se trouveront. Si la jauge est dépassée, il ne pourra pas déclarer le statut “bureau” pour éviter qu'il ne vienne et ne soit dépourvu de poste. Par ailleurs, les office managers ont la possibilité d’envoyer un message aux équipes pour les inciter à venir au bureau dans le cadre d’un événement spécial. Cela peut être le cas si le remplissage prévu des bureaux est faible. Quoi qu’il en soit, l’expérience du bureau doit apporter une véritable plus-value par rapport au home-office.
Pour plus d’informations à propos de la scénarisation des jours de présence, cliquez ici.
On espère que cet article vous a plu :) Pour aller plus loin, découvrez notre article sur la culture d’entreprise à l’heure du travail hybride.
Chez Deskare, on se fait une spécialité d’accompagner les entreprises dans leur passage au travail hybride : à la fois par notre plateforme, deskare.io, et par notre expérience de centaines de DRH et d’Office Managers rencontrés lors des derniers mois. Alors n’hésitez pas à nous contacter pour discuter, ou si vous avez des questions sur le flex office et le travail hybride ! On serait ravis d’en parler ➡ vianney@deskare.io
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