Pour remplacer les traditionnels coûts par mètre carrés, taux de fréquentation, taux d’occupation, coût par bureau… L’équipe Environnement de Travail (renommée pour l’occasion “Team Anywhere”) d’Atlassian, éditeur australien de logiciels comptant 12 000 salariés dans le monde et 4,3 milliards de chiffre d’affaires en 2024, a intégré dans ses réflexions un indicateur permettant d’aligner équipes Environnement de Travail et Finance.
Définition et méthodologie autour du “coût par visite”.
Il est d’abord utile de comprendre que les indicateurs « par visite » sont utilisés dans d’autres cas d’usage que l’immobilier tertiaire, notamment dans des activités de la vie courante : hébergement, shopping, voyage, vie nocturne...
• L’immobilier résidentiel, les commerces de détail et les restaurants utilisent le coût par visite pour représenter l’effort financier nécessaire afin de convaincre des clients potentiels de venir
• Les hôtels évaluent leur performance avec le revenu par chambre disponible
• Les organisateurs d’événements gèrent leurs budgets avec un coût par participant, comme tout “wedding planner” ou organisateur d’événement majeur le sait.
Pour les bureaux, on mesure historiquement des indicateurs qui ont très peu varié au fil des années : les coûts, le nombre de bureaux ou de services au mètre carré, le taux de foisonnement… un ensemble d’indicateurs qui donnent finalement très peu d’informations sur la valeur ou l’expérience du lieu de travail.
Ces limites évidentes ont conduit l’équipe d’Atlassian, menée par Annie Dean (VP Workplace & Future of Work Transformation), à travailler sur un nouvel indicateur qui permettrait d'aligner les différentes parties prenantes d'un projet immobilier.
Lorsque Atlassian a commencé à planifier la réouverture de ses bureaux en 2022, l’équipe d’Annie a eu du mal à aligner les différents acteurs internes (finance, RH, immobilier...) sur les données nécessaires pour aider le CFO et le CEO à décider de la surface immobilière dont Atlassian avait encore besoin post-Covid.
« Nous devions comprendre et communiquer le coût réel de l’immobilier, dans un contexte où les salariés peuvent venir au bureau seulement quand ils le souhaitent », a expliqué Annie Dean au micro de l’expert en immobilier d’entreprise Phil Kirschner. « Il était difficile de comparer des bureaux de tailles différentes et localisés aux quatre coins du monde. »
Plutôt que de faire des suppositions, Atlassian a commencé à chercher une mesure intuitive, basée sur les données existantes.
« Nous connaissions le coût total d’exploitation de chaque bureau, et nous disposions des données d’utilisation. Nous avons donc essayé de calculer le coût à chaque fois qu’une personne se rendait au bureau.
Le calcul est simple, pour peu que l’on dispose des données brutes. Il s’effectue de la manière suivante :
Coût/visite = Total coûts / Nombre de Visites
Toutefois, au delà de l’apparente simplicité de la formule, des détails existent.
Côté coûts, il faut prendre en compte toutes les dépenses liées au site : loyer, amortissements, services publics, gestion des installations (salaires et prestations), restauration, et équipe en charge de l’expérience sur site (barista, accueil, etc.).
« Nous voulions une donnée concrète, pas hypothétique », explique Annie. « Si nous conservons ces actifs coûteux pour une utilisation occasionnelle, nous devons savoir ce qu’ils nous coûtent réellement. »
Côté visites, Atlassian utilise les données IT/VPN pour identifier les appareils appartenant à l’entreprise comme proxy de présence. Les données du WiFi invités permettent d’intégrer les visiteurs, et Atlassian inclut aussi le personnel sur site, là où d’autres entreprises l’excluraient de leurs analyses de badging.
Les rapports sont générés chaque trimestre.
Le calcul de cet indicateur et de son évolution a tout d’abord permis l’aide à la prise de décision rapide sur les bureaux (fermeture ou non). Ainsi, Annie Dean recommande d’identifier les sites pour lesquels le coût par visite a été multiplié par plus de 3 entre la période pré-Covid et post-Covid. Selon elle, tous les sites concernés par cette trop forte hausse doivent être fermés (ou a minima redimensionnés).
Le calcul du coût par visite a également permis à Atlassian d’ajouter d’autres indicateurs utiles, des deux côtés de l’équation.
L’implication du leadership autour de cette métrique plus dynamique que les traditionnels « €/m² » a permis de mieux anticiper et ajuster les coûts de services variables. Les chiffres étaient déjà présents dans le P&L, mais ils permettent désormais d’alimenter des conversations bien plus pertinentes.
Côté visites, l’équipe Atlassian est passée de simples comptages journaliers à une analyse dynamique des fréquences et des distances de déplacement. Annie Dean explique que cela permet de savoir à quel point les communautés locales s’approprient l’espace de bureau. Les données permettent aussi d’identifier les raisons de venue. Par exemple, des bureaux avec beaucoup de visiteurs venus de loin sont utilisés pour des rassemblements plus que pour du travail individuel.
Se concentrer sur les visites (qui vient et pourquoi) encourage une approche centrée sur l’humain, avant de réintroduire des métriques historiques comme la densité ou les effectifs. Cela a conduit à des réductions de surface, des redesigns de bureaux, des règles de fonctionnement adaptées, des expérimentations, ou encore à revoir où organiser les rassemblements.
🎤 Le mot de la fin d’Annie :
« Cette approche redonne accès au bon sens des dirigeants et nous permet de présenter les opportunités et les défis du bureau comme un produit. »
Le coût par visite d’Atlassian n’est pas qu’une astuce simple de reporting : c’est un changement de mentalité. Cet indicateur permet de passer d’une évaluation abstraite du bureau via la surface à une observation tangible des comportements des employés.
C’est également une métrique que tous les acteurs internes (RH, IT, immobilier, Finance…) peuvent comprendre.
Si vous évaluez encore la performance de vos bureaux via le taux d’occupation ou les effectifs, il est temps de revoir votre approche. Voici comment démarrer :
Une fois calculé et partagé, se posera la question très vite de comment faire évoluer cet indicateur à la baisse.
D’abord, comme pour toute fraction, deux moyens existent pour faire évoluer ce coût à la baisse :
La baisse des coûts peut se faire en diminuant les surfaces de bureaux, en sélectionnant des prestataires moins onéreux, en résiliant des services… Mais se fait parfois au détriment de la fréquentation.
Inversement, la hausse de la fréquentation s’obtient en travaillant l’attractivité du site : par son animation, son emplacement, son équipement…
Mais la Harvard Business Review a montré en 2022 qu’un des piliers majeurs de la fréquentation d’un site de bureau reposait sur la réponse à la question : “qui vient quand ?”. Ainsi, 74% des collaborateurs viendraient plus souvent s’ils savaient à l’avance qui venait (source ici).
Cet impact sur la venue sur site est particulièrement fort sur les jours d’habitude délaissés par les collaborateurs, comme le lundi ou le vendredi. Ainsi, certains clients Deskare, mettant à profit les fonctionnalités sociales de la solution, ont observé jusqu’à +15 points de présence le vendredi 6 mois après le déploiement de la solution de travail hybride.
Cette hausse s’explique par la réponse facilement trouvable à la question “qui vient quand”, qui motive plus de collaborateurs à se rendre sur site, dès lors qu’ils savent que certaines personnes qu’ils apprécient seront présentes.
Le coût par visite vous a séduit, mais vous ne savez pas comment récupérer le nombre de visites par jour ? Vous avez la donnée, mais souhaitez désormais améliorer le nombre de visites en travaillant sur l’aspect social de votre site de bureau ? Deskare peut aider !
Prenez rendez-vous avec un membre de l’équipe pour découvrir la solution et voir comment des centaines d’entreprises globales utilisent aujourd’hui Deskare pour réduire leur coût par visite !
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