Avec le boom du télétravail, la multiplication des espaces partagés et la généralisation des outils collaboratifs, les entreprises ont facilement l’opportunité de permettre à leurs employés de travailler à distance. Ce phénomène a évidemment des implications sur le plan de l’aménagement du lieu de travail dans son ensemble : au bureau et à la maison. Effectivement, les salariés ont besoin d’être correctement installés à leur poste de travail et bien équipés, peu importe d’où ils travaillent.
Pour bien préparer votre entreprise à faire face au télétravail, tout en optimisant les performances et la concentration de chacun, il est nécessaire de se pencher sur les meilleures solutions à adopter, notamment pour la productivité en télétravail ou encore mettre en place une charte télétravail. On vous explique tout dans cet article !
En télétravail, les bonnes pratiques sont les mêmes qu’en open space, dans les locaux de l’entreprise. Le collaborateur a besoin d’un mobilier de bureau professionnel, bien éclairé et ergonomique. La véritable différence réside dans le fait de pouvoir équiper votre espace en fonction de l’environnement et du budget.
Si vous avez l'opportunité d'obtenir un remboursement pour l'aménagement de votre espace de travail à domicile, voici une série d'outils essentiels pour optimiser votre expérience de télétravail.
Fauteuil de bureau ergonomique : Il est crucial d'avoir une chaise de bureau ergonomique pour maintenir une posture correcte et éviter les douleurs dorsales. Réglez-la de manière à ce que vos yeux soient alignés avec votre écran et vos bras forment un angle droit.
Espace de travail adapté : Un bureau dédié est vital. Si possible, aménagez un coin spécifique pour travailler, permettant de séparer physiquement votre lieu de travail de votre espace de vie. Envisagez un bureau ajustable en hauteur, notamment un modèle assis-debout, pour alterner entre les positions assise et debout. Si l'espace est restreint, un bureau à roulettes peut être une alternative pratique.
Rehausseur d'écran : Pour réduire les tensions cervicales, un support de moniteur est recommandé, pour ajuster la hauteur de votre écran d'ordinateur portable à celle de vos yeux.
Souris sans fil : Optez pour une souris sans fil pour augmenter votre productivité et envisagez une souris ergonomique pour plus de confort.
Clavier sans fil : Un clavier sans fil est un élément clé pour un télétravail efficace, offrant plus de confort que les claviers d'ordinateurs portables.
Ordinateur portable : Votre employeur devrait fournir un ordinateur portable, adapté à vos besoins professionnels, avec les mesures de sécurité informatique appropriées.
Écran supplémentaire : Un deuxième écran, connecté à votre ordinateur portable, est recommandé pour réduire la fatigue oculaire.
Lampe de bureau : Une bonne lampe de bureau est essentielle, non seulement pour un éclairage adéquat mais aussi pour améliorer la qualité de vos appels en visioconférence.
Casque avec microphone : Pour les réunions en ligne, un casque de qualité avec microphone est essentiel, surtout dans les environnements bruyants.
Webcam : Une webcam de haute qualité améliore votre image professionnelle lors des visioconférences.
Logiciel de visioconférence : Un logiciel professionnel comme Livestorm est nécessaire pour maintenir le contact avec vos collègues. Il offre des fonctionnalités avancées pour des réunions en ligne efficaces.
Connexion internet fiable : Une connexion internet stable est indispensable pour éviter les frustrations et maintenir une communication fluide avec votre équipe.
Si votre employeur propose une indemnisation, n'hésitez pas à demander une participation aux frais de connexion internet.
👉 Notre astuce : placez l’équipement de vos collaborateurs au cœur de leur bien-être au travail, en vous faisant accompagner !
Si vous souhaitez fournir des environnements de qualité à vos équipes, même en télétravail, la liste peut être longue. Vous ne savez pas par quel bout la prendre ? Pour vous aider dans la gestion de votre parc informatique, des solutions existent. C’est l’exemple de Fleet, qui simplifie l'acquisition, la gestion et le renouvellement des ordinateurs des startups et des PME, via un abonnement clé en main et un véritable accompagnement. Leur plateforme de gestion de flotte permet d’assurer le bon matériel, pour le bon salarié !
Bien équiper ses salariés en télétravail augmentera leur confort, leur efficacité et donc leur productivité. L’idée est de les rendre 100% autonomes dans la bonne réalisation de leurs tâches, même à distance. Quand on pense équipement de travail, on pense souvent à l’aspect tangible que nous venons de voir. Mais il ne faut pas négliger l’aspect numérique et ses avantages.
De nombreuses solutions existent afin de faciliter la communication entre les collaborateurs, qu’ils soient sur site ou travaillent depuis un tiers-lieu. Au-delà des téléphones, des plateformes ne cessent de se développer. Pour faciliter les échanges au sein des équipes, il est primordial de leur fournir un système de visio conférence et de chat. La collaboration et la prise de rendez-vous sont alors facilitées, au profit de l’avancement des projets de l’entreprise.
👉 Des outils tels que Teams, Slack, Skype ou encore Google meet, permettent à tous les collaborateurs de discuter en ligne et de partager des documents de manière simple et intuitive, peu importe le lieu de travail.
Avec le travail synchrone, tout le monde travaille au même moment, selon les mêmes rituels : horaires fixes, pauses café ou encore réunions. C’est l’organisation du travail telle que nous la connaissions avant les chamboulements apportés par la crise sanitaire.
Par opposition, le travail asynchrone représente une nouvelle façon de travailler et concerne également toute une équipe, voire même toute l’entreprise. Mais ici, l’idée est que chacun puisse travailler sur un projet en cours, sans avoir besoin que les autres travaillent en même temps, tout en avançant dans une direction commune, vers un même objectif.
L’organisation asynchrone prend de plus en plus de place dans de nombreuses organisations, notamment depuis la démocratisation du télétravail. Les salariés peuvent ainsi avancer à leur propre rythme, sans nécessairement avoir besoin de leurs collègues. L’interaction se fait au profit du partage de l’information et n’est plus cantonnée aux points d’équipes ou aux réunions ; elle se fait sans déranger les autres membres de l’équipes.
Cette organisation du travail prend tout son sens lorsque l’entreprise pratique le Work from anywhere et que les collaborateurs travaillent selon différents fuseaux horaires, comme c’est le cas chez Swapcard.
👉 Ce mode de fonctionnement est facilité par certaines plateformes. Chez Deskare, nous utilisons Notion au quotidien. Cela nous permet de gérer nos priorités, nos projets, de centraliser l’information et de la rendre accessible à toute l’équipe. D’autres outils existent : Monday, Wimi ou encore Elium.
La sécurité des données informatiques est un véritable enjeu pour les services IT des entreprises. Nous vous recommandons de consulter régulièrement des sites gouvernementaux tels que Cyber Malveillance, pour vous tenir informés. Vous limiterez ainsi les risques de cybercriminalité envers votre organisation.
Comme dit l’adage : “Mieux vaut prévenir que guérir” ! Pour une mise en place sereine du télétravail et pour éviter de lourdes conséquences financières, juridiques ou encore sur votre image de marque, il est indispensable d’adopter des mesures préventives. Cela sécurisera l’environnement de travail, même à distance. Nous avons regroupé pour vous, quelques bonnes pratiques :
Vous l’aurez compris, après l’obligation de télétravailler, place à la démocratisation de la pratique. De bonnes conditions sont alors à réunir. Avoir du matériel de travail adapté et du mobilier ergonomique en fait partie. Cela permet de limiter les risques physiques (musculo-squelettiques, visuels, mal de dos, etc.) et de favoriser le bien-être des collaborateurs, même à distance.
Au-delà de l’ordinateur, vous pouvez même aller jusqu’à fournir du matériel à vos collaborateurs, tels que des fournitures, des accessoires de bureau, des fauteuils ergonomiques. Vous pouvez aussi participer financièrement à la création de véritables espaces de travail à la maison. La mise en place d’une indemnité télétravail est aussi possible.
Pour finir, n’oubliez pas que la communication est la clé pour tous les postes de travail : prévention, bonnes pratiques, consignes de sécurité… Le bien-être physique et mental de vos collaborateurs vous remerciera !
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