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Indemnité forfaitaire de télétravail, prime télétravail, indemnité télétravail, allocation forfaitaire, frais de télétravail... Ces termes reviennent souvent dans les sujets des DRH et des CSE des entreprises depuis le passage au travail hybride. Mais de quoi s’agit-il concrètement?
L'indemnité télétravail est un complément de salaire, versé à la fin du mois au salarié concerné, qui apparaît sur la fiche de paie. Elle peut faire l’objet d’exonérations de charges sociales et est soumise à des plafonds, comme nous allons le voir par la suite.
Elle vise à couvrir l’ensemble des dépenses et frais engendrés par le télétravail : dépenses supplémentaires d’énergie, frais liés à l’adaptation d’un espace de travail, ou encore des frais de matériel informatique et de forfaits de connexion à internet.
En effet, d’après un rapport de la RTE (gestionnaire de réseau de transport d’électricité), entre le 25 octobre et le 25 novembre 2020, les ménages ont consommé en moyenne 20% d’électricité en plus par rapport à la même période en 2019, du fait du télétravail généralisé. L’indemnité forfaitaire de télétravail propose donc de couvrir ces dépenses en les qualifiant de frais professionnels, dans les modalités que nous allons voir par la suite.
Non, le versement d’une indemnité télétravail par l’employeur n’est pas obligatoire au sens de la loi. Bien que cette indemnité télétravail soit fortement recommandée par l’URSSAF et le Ministère du Travail, de l’Emploi et de l’Insertion, elle ne fait l’objet d’aucune obligation légale. Lors des négociations pour le télétravail, le versement de cette indemnité peut être demandé.
Le cadre fixé autour du télétravail, l’indemnité et son montant, doivent faire l’objet de négociations entre les équipes de gouvernance des entreprises et les instances de représentation des travailleurs, ou directement avec le CSE (Conseil Economique et Social) de l’entreprise concernée.
Ces négociations peuvent également s’effectuer via des accords de branche. C’est notamment ce qu’il s’est passé pour les agents publics : une indemnité forfaitaire de télétravail de 220 euros par an a été négociée pour les trois Fonctions publiques ainsi que les magistrats judiciaires. Cette dernière est entrée en vigueur en septembre 2021.
Il n’y a pas de règle précise sur le montant de la prime, qui est à la discrétion de l’employeur. Le montant de la prime télétravail peut également varier en fonction des accords signés au sein des entreprises, ou encore en fonction de la méthode de calcul adoptée.
Néanmoins, des montants indicatifs sont communiqués par les pouvoirs publics, et peuvent être :
Cette grille tarifaire de l’indemnité télétravail s’organise sur une base forfaitaire : il s’agit d’une indemnité globale et forfaitaire dont le montant dépend du nombre de jours de télétravail effectués. Cette solution présente le bénéfice de ne pas imposer au télétravailleur de se justifier sur leurs dépenses mais seulement de déclarer leurs jours de télétravail.
Lire aussi : pour plus d’informations, consultez l’article de l’URSSAF à ce sujet
Si les représentants des travailleurs ont fait le choix d’une prise en charge sur base réelle, cette dernière s’effectue à partir de justificatifs de frais présentés par le salarié. Le télétravailleur doit alors exposer les dépenses engagées dans le cadre du télétravail.
Néanmoins, cette seconde méthode de calcul présente un certain nombre de limites et se révèle surtout très compliquée à assumer pour le service paie de l’entreprise. C’est la raison pour laquelle elle est très peu utilisée par les organisations qui décident d’indemniser leurs employés.
Les dépenses engagées dans le cadre du télétravail sont considérées comme des frais professionnels et peuvent être exclues de l’assiette des cotisations sociales. Le montant des indemnités forfaitaires versées aux salariés télétravailleurs sont donc exonérés de cotisations sociales.
De plus, depuis le début de l’année 2021, les employeurs n’ont plus à fournir de justificatifs à l’URSSAF pour bénéficier de cette exonération, dans la limite des montants fixés par l’URSSAF. L’entreprise doit uniquement transmettre le nombre de jours effectués en télétravail par chaque salarié.
Au-delà du montant fixé par l’URSSAF, l’indemnité versée par l’employeur peut malgré tout faire l’objet d’une exonération à condition de communiquer les justificatifs nécessaires aux instances concernées.
Enfin, dès lors que ces indemnités respectent les montants indiqués par l’URSSAF ou sont justifiées, elles sont également exonérées d’impôt sur le revenu.
Concernant le télétravail ponctuel, le plafond fixé par l’URSSAF pour bénéficier d’une exonération sociale et fiscale complète s’élève à 2,50 euros par jour télétravaillé dans la limite de 55 euros.
Concernant le télétravail régulier, la limite fixée dépend du nombre de jours télétravaillés par semaine. Le plafond est de 10 € par mois si le collaborateur télétravaille 1 jour par semaine, 20 € par mois s’il télétravaille 2 jours par semaine et ainsi de suite. Et cela peut aller jusqu’à 50 euros par mois pour les salariés étant à 100% en télétravail.
Pour les entreprises ayant fait le choix d’une indemnité calculée sur les frais réels engagés, ce sont les justificatifs qui font foi et il n’y a donc pas de plafond fixe.
Si une entreprise verse une indemnité forfaitaire en respectant les montants fixés par l’URSSAF, cette dernière n’a pas besoin de justifier les dépenses engagées, mais uniquement de transmettre le nombre de journées de télétravail effectuées par chaque collaborateur. Il incombe donc aux entreprises concernées de recenser les journées de télétravail de leurs salariés.
Pour ce faire, de nouveaux logiciels de gestion du télétravail, simples et intégrés aux SIRH, se sont substitués aux vétustes documents Excel ou Google Spreadsheet.
Ces nouveaux outils permettent aux ressources humaines de suivre les jours de télétravail de leurs salariés puis d’exporter ces données simplement en cas de contrôle URSSAF.
Lire aussi : comment la startup Pumpkin App utilise Deskare pour verser ses indemnités télétravail
C’est notamment pour ces raisons que des entreprises innovantes comme Ledger, Jellyfish ou encore Pumpkin ont fait le choix d’utiliser Deskare. En plus d’être un outil de gestion du télétravail simple à utiliser, Deskare permet d’analyser l’occupation des espaces de bureaux et de suivre facilement les jours de télétravail des collaborateurs de l’entreprise. Les collaborateurs peuvent également réserver un poste de travail au bureau, et accéder au planning partagé de leurs collègues, tandis que les administrateurs peuvent fixer leurs règles de télétravail et superviser l’utilisation des jours de TT.
Les salariés qui effectuent du télétravail ont droit à des indemnités pour rembourser leurs frais professionnels engagés. Ces indemnités sont régies par un code du travail spécifique et peuvent comprendre des aides financières pour couvrir les abonnements internet, les repas, etc. Elles peuvent également inclure des allocations de transport entre le domicile et le lieu de l'activité professionnelle, ainsi que des mises à disposition d’outils professionnels.
L'indemnité télétravail est comptabilisée comme une allocation supplémentaire, distincte des allocations de transport et des cotisations sociales. Elle peut s'ajouter à d'autres bénéfices pour lesquels le salarié peut bénéficier, tels que les primes de fonction, les exonérations et autres allocations spécifiques. Dans ce cas, l'employeur doit tenir compte du montant total des indemnités dont le salarié bénéficie afin de respecter la limite hebdomadaire prévue par le Code du travail.
Réponse : Pour se faire rembourser les frais engagés pour le télétravail, le salarié doit fournir un justificatif à son employeur. Ce dernier peut ensuite procéder au remboursement des frais engagés conformément à la législation applicable. Les montants remboursés sont soumis aux mêmes exigences fiscales et sociales que pour les autres indemnités et allocations versées par l'employeur.
Réponse : Non, la loi ne rend pas obligatoire le versement d'une indemnité télétravail par l'employeur, bien que celle-ci soit vivement conseillée par l'URSSAF et le Ministère du Travail, de l'Emploi et de l'Insertion. Cette indemnité télétravail n'est soumise à aucune obligation légale, selon les informations datant du 1er juin 2022.
Réponse : Les droits des salariés concernant l'indemnité télétravail sont régis par le Code du travail. En vertu de ce code, les salariés ont le droit à une indemnisation et un remboursement pour les frais engagés dans le cadre de leur activité professionnelle à domicile. Ils doivent également bénéficier d'une allocation de transport entre le lieu de travail et leur domicile ainsi que d'une mise à disposition d’outils professionnels. De plus, ils ont le droit à une prime ou une exonération fiscale si l’employeur détermine qu’il y a lieu. Enfin, ils ont également le droit aux cotisations sociales normales en cas d’utilisation du télétravail comme service à la fonction publique ou au sein du secteur privé.
Réponse : L'employeur est responsable du remboursement des abonnements Internet engagés par le salarié dans le cadre de son activité professionnelle à domicile. Selon la législation en vigueur, les salariés ont droit à une indemnisation complète pour les frais engagés, y compris les abonnements aux services internet. L'employeur doit prendre en compte le montant total des indemnités octroyées afin de respecter la limite hebdomadaire prévue par le Code du travail.
Réponse : Pour calculer les jours de télétravail, l'employeur doit tenir compte du nombre total de jours pendant lesquels le salarié a effectué des activités professionnelles à domicile. Ce nombre doit être ajusté en fonction des congés et autres absences pour arriver à un total précis. L'employeur doit également prendre en compte le nombre de jours de télétravail qui sont autorisés par la loi pour chaque année civile. Une fois le nombre de jours exact est déterminé, il peut procéder au calcul des indemnités et des allocations correspondantes.
Réponse : Les frais professionnels engagés par le salarié pour l'exercice de son activité à domicile sont déductibles. Ces frais comprennent les abonnements internet et téléphoniques, les allocations de transport entre le lieu de travail et le domicile ainsi que les mises à disposition d’outils professionnels. Le salarié peut également bénéficier d'une exonération fiscale ou d'une prime si l'employeur en décide ainsi. Les cotisations sociales dues par l'employeur sont également déductibles pour la période durant laquelle le salarié a effectué des travaux à domicile.
Réponse : L'employeur est tenu de fournir le matériel et les outils professionnels nécessaires pour effectuer le travail à domicile. Selon la législation en vigueur, ces équipements doivent être remis aux salariés gratuitement et sans aucun frais supplémentaire. L'employeur peut également mettre à disposition des salariés des aides financières pour couvrir les abonnements internet ou téléphoniques et autres services liés au télétravail.
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