De la startup au grand groupe, les façons traditionnelles de travailler ont été chamboulées avec l’essor puis la pérennisation du télétravail. Une des conséquences les plus visibles du travail à distance est la baisse du taux d’occupation des bureaux, avec les salariés remote.
Ce phénomène pousse les entreprises à repenser l’environnement de travail, notamment l’organisation de leurs bureaux. La rationalisation de l’espace de travail devient alors un enjeu stratégique pour une entreprise qui souhaite faciliter le travail hybride pour ses collaborateurs.
Mais repenser les espaces est un véritable challenge pour les entreprises et ses équipes. Afin de concilier les besoins des uns et des autres, un mode de travail en particulier séduit et occupe le devant de la scène : le flex office. L'un des avantages du flex office est notamment de répondre aux nouvelles attentes des collaborateurs tout en optimisant espaces et postes de travail.
Dans cet article, découvrez nos conseils pour trouver le meilleur outil qui saura répondre à toutes vos questions, pour au final, renforcer l’expérience salarié !
✅ Directement dans votre boîte à outils : notre check-list pour trouver le meilleur outil de flex office, à télécharger gratuitement pour gagner du temps dans vos recherches !
Selon une étude de JLL, 48% des salariés qui ne pratiquent pas le flex office en ont une opinion défavorable. Mais une fois mis en place, 84% sont satisfaits de leur nouvel environnement de travail. Il est clair que la transition vers les bureaux flexibles peut en effrayer plus d’un. Adopter un outil de desk planning simple à comprendre, facile à utiliser et ergonomique, vous apportera un double bénéfice :
Le travail hybride a changé la donne. Maintenant, les collaborateurs se rendent avant tout au bureau pour travailler en équipe, collaborer, échanger avec ses collègues et découvrir de nouvelles personnes. Un bon outil de flex office doit donc proposer une interface facile à comprendre et à prendre en main.
Vais-je trouver où m’asseoir ? À côté de qui vais-je me retrouver ? Mon équipe sera-t-elle au bureau ou en télétravail ?
Votre futur outil doit rapidement répondre à toutes ces questions. Son rôle est de soutenir la politique de travail hybride décidée par l’entreprise. Une telle plateforme de flex office permet aux salariés de réserver le poste de travail qui leur convient le mieux, de façon autonome. Avec ce fonctionnement, chacun aura de la visibilité sur le planning de ses équipes.
Le meilleur outil est celui qui supprime, en un coup d'œil, le stress lié à l’incertitude de trouver ou non une place en arrivant au bureau le matin !
L’organisation du travail évolue tous les jours un peu plus. Pour vous aider, de nombreux outils existent, mais vous accompagneront-ils dans vos interrogations et besoins du quotidien ? Cette question n’est pas à prendre à la légère lorsque vous effectuerez votre comparatif des solutions flex. N’hésitez pas à aller plus loin que le produit en lui-même : renseignez-vous sur l’équipe derrière l’outil.
Avant de choisir votre plateforme, nous vous conseillons de cocher certaines cases pour éviter les mauvaises surprises :
Office Managers, Workplace Managers et encore professionnels des Ressources Humaines : gardez en tête qu’une plateforme de flex office doit soulager votre charge de travail. Le meilleur outil reste intuitif. Vos collaborateurs ne doivent pas avoir besoin de vous pour s’en servir. L’adoption se faire naturellement grâce à sa simplicité d’usage !
Parmi les raisons qui poussent les entreprises à passer au flex office, on retrouve souvent (pour ne pas dire systématiquement) la volonté d’améliorer l’expérience salarié. Votre outil de desk booking doit vous donner un coup de pouce et s’adapter pour y parvenir.
Pensez à l’équipement dont disposent les collaborateurs de l’entreprise : cela peut-être un ordinateur, une tablette, ou encore un téléphone portable. Puis, vérifiez que votre futur outil de gestion du flex office est bien disponible depuis ces dispositifs.
Les salariés auront ainsi la possibilité de tout faire sans changer leurs habitudes :
Forte adoption de l’outil garantie !
“Encore une nouvelle plateforme…”
Vous n’avez sans doute pas envie d’entendre cette phrase lorsque vous déploierez le logiciel de desk booking. Et nous vous comprenons.
Votre entreprise utilise déjà des outils pour sa gestion quotidienne : SIRH (Eurecia, Bamboo, Lucca, ADP, Workday...), Active Directories ou encore gestionnaires d’identités. Ajouter une nouvelle plateforme n’est pas anodin. Nous vous conseillons d’en choisir une qui pourra se connecter ou s’intégrer facilement à votre écosystème déjà en place, notamment par le biais d’une API pour :
Au-delà de vos logiciels RH, il est indispensable que votre plateforme de desk booking s’intègre à vos outils de collaboration quotidienne, tels que Microsoft Teams ou Slack. Ce sont ces logiciels que les salariés utilisent quotidiennement.
Les avantages d’avoir un outil de flex office 100% intégré à vos logiciel de collaboration sont nombreux :
Le bureau est en pleine mutation et les lieux et façons de travailler se multiplient. Les usages changent au profit d’espaces hybrides. La collaboration est mise au cœur de l’organisation. Une bonne application de réservation des postes de travail doit faciliter la gestion des espaces.
Depuis quelques années, le bureau devient un véritable lieu de vie où les collaborateurs aiment se retrouver pour échanger et travailler ensemble. Le flex office prend tout son sens en aidant les équipes à s’organiser et à se retrouver facilement.
Une plateforme de réservation d’espaces de travail doit remplir deux critères essentiels pour faciliter la rotation des équipes :
Le meilleur outil de flex office est celui qui vous aide à mieux travailler !
Aujourd'hui, une gestion optimisée des espaces de travail de l'entreprise peut réduire jusqu'à 35% les coûts de location des bureaux (Okarito).
Prenez les meilleures décisions en ayant en votre possession des données fiables sur l’utilisation réelle de vos locaux. L’objectif est de comprendre le comportement des collaborateurs.
Les entreprises ont besoin de s’appuyer sur des données pour prendre les meilleures décisions. Avec un bon outil de flex planning, elles peuvent :
Avec votre outil de flex office, assurez-vous que vous avez la possibilité d’accéder à des données pratiques, par exemple sous forme de graphe. Le côté visuel de la donnée facilitera l’analyse et la compréhension des habitudes de travail.
Ces données doivent être à la fois complètes, accessibles et exportables, pour vous permettre de prendre vos décisions en conséquence et itérer en fonction des objectifs internes.
Les bureaux flexibles peuvent devenir un vecteur de lien social en entreprise. Changer de voisin, travailler en équipes et utiliser différents espaces, facilitent les échanges et les discussions aussi bien professionnelles qu’informelles.
Réserver son poste de travail à l’avance a le double avantage de rassurer et également de responsabiliser. Le meilleur outil de gestion du flex office permet aux collaborateurs de devenir acteurs de l’organisation du bureau. La liberté et l’autonomie acquises par cette flexibilité fait la différence.
Vérifiez que votre outil de flex office propose des fonctionnalités pour faciliter les rencontres :
L’idée est de renforcer le côté chaleureux et convivial au bureau par le biais d’un outil accessible depuis n’importe quel endroit et à n’importe quel moment.
Pour finir, le dernier élément à prendre en compte (et non des moindres) est la sécurité. L’idée est d’adopter une solution qui saura respecter les bonnes pratiques de sécurité pour préserver votre entreprise, et participer à l’amélioration de l’expérience salarié.
Nous vous conseillons de privilégier une solution en SaaS qui valide certains critères essentiels :
Pour résumer : simplicité d’usage, intégrations, optimisation des espaces, création de lien social et sécurité informatique sont les qualités indispensables à retrouver dans le meilleur outil de flex office.
Vous avez désormais toutes les clés en main pour réaliser un comparatif et choisir votre plateforme de flex office.
✅ Chose promise, chose due : téléchargez ici la check-list ultime pour dénicher le meilleur outil de gestion du flex office !
Avant de créer Deskare, nous avons rencontrer 500+ DRH, Workplace & Facilities Managers, IT Managers... d'entreprises entre 50 et 10 000 employés ! Et nous leur avons posé une question simple : à quoi ressemblerait l'outil de gestion hybride de vos rêves ? Nous avons compilé toutes leurs réponses dans le fichier téléchargeable ci-dessus, qui nous a aussi servi de guidelines lors du développement de notre solution.
Petit bonus : nous continuons de l'enrichir au fil de nos rencontres, discussions, appels d'offres, feedbacks clients...
.png)
.png)
