Chez Europa Group, leader de l’organisation de congrès médiaux, le flex office s'est immiscé en douceur comme la suite logique après le télétravail pour les 300 collaborateurs parisiens et toulousains. En deux ans, les équipes se sont adaptées : du 100% télétravail au retour progressif au bureau, en passant par la mise en place du flex office.
Alors comment Europa Group a réussi à relever le défi du flex office et à dépasser sereinement l'utilisation traditionnelle de ses bureaux ?
Manon Weiler, Assistante de direction, est notamment en charge de la mise en place et de la gestion quotidienne du flex office. À travers son témoignage, découvrez comment Deskare aide Europa Group à répondre à ses enjeux hybrides et à embarquer l'ensemble de ses collaborateurs dans cette nouvelle vie au bureau.
En ce qui concerne l'organisation du travail, pour Europa Group comme pour beaucoup d'entreprises, il y a eu un avant et un après mars 2020. Avec la crise sanitaire, les équipes sont passées au 100% télétravail du jour au lendemain.
Le secteur de l'événementiel a fortement été touché par la crise. Les bureaux d'Europa Group sont alors restés fermés pendant longtemps. À cette époque, Europa disposait de deux bureaux à Toulouse, en plus de celui à Paris. Un bail toulousain arrivait par chance à sa fin, une occasion de limiter les effets de la crise en réduisant les coûts liés à l'immobilier, premier poste de dépense des entreprises.
Au bout d'un an, la direction d'Europa Group a constaté que les objectifs étaient remplis et que le télétravail fonctionnait. Des questions se sont alors posées : demande-t-on aux salariés de revenir au bureau ? Et à quel rythme ?
Avant mars 2020, les collaborateurs pouvaient prétendre à deux jours fixes de télétravail, mardi et jeudi, conditionnés à l'ancienneté. "Que fait-on pour la suite ?"
Une évolution de l'ancien modèle était nécessaire. Europa Group a alors saisi cette nouvelle occasion pour rassembler les équipes, continuer sur le travail hybride et se lancer dans le flex office, comme 59% des entreprises qui se disaient prêtes à le mettre en place, selon une étude JLL (2021).
“Après un an de télétravail et des objectifs remplis, nous ne voulions pas demander aux équipes de revenir au bureau du lundi au vendredi. Finalement, nous n'avons pas loué de nouveaux locaux, nous avons plutôt concilié télétravail et flex office.”
Après consultation des salariés, du CSE et mise en place d'une phase de test : le flex office a été adopté. Rapidement, Europa Group a eu besoin d'un outil simple d'utilisation, pour l'aider à piloter sa nouvelle organisation du travail et répondre à ses quatre principaux enjeux :
Le facteur de succès dans le déploiement du flex office a été l'implication des salariés : tous ont été consultés pour dégager des premières pistes !
“Notre politique hybride est très flexible et s'adapte aux différentes équipes, il est donc important que les managers soient impliqués dans la mise en place du flex office pour accompagner leurs collaborateurs et nous faire remonter d'éventuels soucis ou demandes.”
Récolter le sentiment des uns et des autres a permis de : constater l'attachement des équipes à la flexibilité accordée par le télétravail, respecter l'équilibre pro/perso (libre choix des jours de télétravail et gain de temps passé dans les transports) et conserver des bureaux d'équipes sans dépersonnaliser les postes de travail
Et le CSE dans tout ça ?
Son rôle est consultatif : il doit être informé en amont sur les raisons qui motivent le choix du flex office, comme le précise la Commission santé, sécurité et conditions de travail.
"Deskare nous aide à mieux connaître nos collaborateurs pour répondre à leurs attentes !"
Pour accompagner et faciliter la mise en place et la gestion quotidienne du flex office, notre plateforme a su s'adapter aux besoins d'Europa Group. Deskare est un outil qui offre plusieurs possibilités :
“Deskare nous aide à mieux connaître nos collaborateurs pour répondre à leurs attentes : quels jours ils préfèrent venir et comment ils s’organisent dans leur travail. L'application me permet de constater que le taux d'occupation du bureau le mardi est de 90% et que nous allons bientôt manquer de place ce jour-là. Je m'appuie sur les managers pour inciter les collaborateurs à venir au bureau d'autres jours ou à changer d'espace si le bureau d'équipe ne peut plus les accueillir au complet !”
Deskare analyse les habitudes des collaborateurs (jours de présence, utilisation des espaces) pour aider à : (ré)aménager les bureaux, programmer des actions quand il y a du monde en présentiel et créer un mouvement vers le bureau et donner envie aux collaborateurs de revenir, en leur proposant des évènements sur les jours creux.
En analysant les données directement depuis Deskare, Manon a observé que même les services les plus réfractaires vis-à-vis du flex office, commençaient à se mélanger et à changer leurs habitudes. C'est le cas de l'équipe informatique qui n'était pas partisane de partager ses bureaux. La réservation des postes de travail par l'ensemble de l'entreprise était tout de même possible sur Deskare.
Naturellement, des salariés se sont installés à côté d'eux, dans leur bureau historique. Ils se sont rendu compte que ce service est très sollicité (mails, appels, messages sur Teams). Ensemble, ils ont réfléchi à un système de tickets pour adresser les demandes au service informatique.
“Grâce au flex office, les équipes se mélangent et les collaborateurs se rencontrent et échangent. Discuter avec des gens avec qui on ne parlait pas auparavant est très positif pour la création de lien social et la productivité : de bonnes idées naissent de discussions informelles. Les mentalités évoluent doucement mais sûrement !”
Quand les collaborateurs sont revenus progressivement au bureau, avant le déploiement de Deskare, un tableau à l'entrée des locaux était disponible pour que les présents puissent écrire leur prénom. Seule possibilité pour savoir si quelqu'un était au bureau.
“Avec Deskare, on retrouve le côté convivial du tableau de présence à l'entrée du bureau et les règles sont claires et connues de tous.”
Quand les bureaux ont réouvert plus largement, le tableau de présence a laissé place à un outil intégré, accessible n'importe quand, depuis n'importe quel endroit. Chacun a de la visibilité sur le planning de ses équipes et peut s'organiser en fonction si besoin !
À la question : "qu’est-ce qui vous incite à venir au bureau ?", les collaborateurs d'Europa Group répondent : "les moments conviviaux, de partage et les discussions informelles". C'est donc tout naturellement qu'une partie du bureau a été réaménagée pour créer un espace de convivialité supplémentaire.
1. Consulter ses collaborateurs : L'INDISPENSABLE
En amont, il est important d'échanger avec les équipes pour une meilleure adoption, sans casser les habitudes du jour au lendemain. Réaliser une enquête interne est une première étape facile, rapide et utile !
2. Y aller étape par étape pour ne pas brusquer
Ne pas hésiter à organiser une phase de test et à faire une évaluation au bout de trois ou quatre mois pour observer ce qui fonctionne, ce qu’il faut améliorer et se (re)poser des questions régulièrement.
3. Conserver cette logique d'implication des collaborateurs
Consulter régulièrement les équipes est un réflexe à garder en tête. Des salariés impliqués ne pourront que s'épanouir dans la nouvelle organisation au bureau. Prenez la température et dissipez les doutes avec une nouvelle enquête interne, des discussions avec les managers ou un groupe de travail sur un sujet spécifique.
4. Fédérer par le biais des ambassadeurs
Tout dépend du contexte et de l'organisation de chaque entreprise : les équipes en charge de la QVT, les RH ou encore la direction, sont vos meilleurs alliés !
Pour aller plus loin : téléchargez le résumé de l'étude de cas Europa Group
Grâce à l'implication des collaborateurs et à l'utilisation de la plateforme Deskare, Europa Group peut garantir un poste de travail à chaque collaborateur, optimiser les espaces, favoriser la collaboration et renforcer la productivité. L'adoption du flex office a également permis de réaliser des économies financières tout en offrant une meilleure expérience salarié.
Deskare peut vous aider à optimiser l’organisation du travail hybride et l’utilisation de vos espaces. On en discute ?
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