Travail hybride en 2022 : que faire de ses espaces de bureaux ?

En 2020, d’après une étude de l’Arseg, le coût d’un poste de travail dépasse les 13 500€ par an par salarié en France, toutes catégories confondues. 

Alors avec l’installation durable du télétravail, il ne fait aucun doute que le bureau est voué à être moins fréquenté qu’auparavant. Il n’a pas fallu longtemps aux directions financières et aux équipes d’Office Management pour repenser leurs dépenses et imaginer ce que nouveau paradigme pouvait représenter. 

L’Institut de l’Épargne Immobilière et Foncière a ainsi chiffré le gain de surface de bureaux représenté par un passage à deux jours de télétravail par semaine. Selon leurs calculs, 36% des surfaces totales pourraient être économisées. 

Alors, dans un contexte de travail hybride, comment repenser ses espaces de bureaux ? 

Optimiser son “taux de foisonnement” 

Premièrement, selon nos estimations, renforcées par de nombreux échanges avec des Office Managers de tous les secteurs, les entreprises semblent se mettre d’accord sur un nouveau ratio du nombre de bureaux par collaborateur, autour de 0,8 bureau par collaborateur. On parle alors de “hot desking” (lorsque le nombre de postes de travail disponible est inférieur au nombre de salariés qui en auraient besoin).

Ce consensus semble s’établir parmi les entreprises qui souhaitent pratiquer l’optimisation de leur surface immobilière tout en favorisant la liberté de télétravailler. 

Ce ratio, aussi appelé “taux de foisonnement” peut parfois cristalliser les tensions. En effet, du jour au lendemain, le collaborateur vient au bureau sans avoir la certitude de trouver une place. Cette pratique peut donc devenir contre-productive : mal encadrée, elle génère du stress et de la frustration. Repenser ses espaces de travail implique alors de s’outiller. 

Pour cela, Deskare vous offre un double avantage. D’une part, vous pourrez bénéficier d’analytiques poussées sur l’utilisation de vos bureaux pour fonder rationnellement vos décisions à propos de votre gestion des espaces de bureaux. D’autre part, si vous constatez que la mise en place d’un taux de foisonnement est bénéfique pour votre entreprise, nous offrons à vos collaborateurs le confort de venir au bureau en ayant la certitude qu’une place les attend grâce à notre système de réservation sur un plan ! 

Réduire ou réaménager : le dilemme culturel

Une fois cette optimisation atteinte, deux solutions s’offrent aux entreprises : réduire la surface des bureaux et instaurer un taux de foisonnement (comme évoqué plus haut), ou bien utiliser ce nouvel espace régulièrement vide pour réaménager l’espace de bureaux : espaces collaboratifs, salles de vie, salles de réunion… Différents éléments rendant la vie au bureau plus proche des aspirations des salariés à la flexibilité et au confort au travail. 

Dans ce deuxième cas de figure, pour traduire leur volonté d’induire de nouveaux modes de travail, la majorité des entreprises avec lesquelles nous avons pu discuter a mis à profit la réduction de l’espace individuel pour développer largement l’offre d’espaces collaboratifs. Les espaces de réunion classiques se sont enrichis de nouveaux lieux plus agiles, hybrides et informels, permettant des usages plus variés : alcôves, espaces projet, workafés, bibliothèques, agoras, espaces de brainstorming, etc. 

Cette tendance au réaménagement plutôt qu’à la réduction pure et dure de l’empreinte immobilière de l’entreprise est quelque chose que l’on retrouve au niveau macro. En effet, selon une étude de JLL, ce choix de réaménagement est celui qu’effectuent 50% des entreprises étant passées au flex-office : “Quelle que soit l’entreprise, l’une des réussites du flex reste l’introduction des espaces informels de type workafé, mini-kitchen, break point…”

Souvent absents des aménagements traditionnels, ces espaces de détente et de vie sont invariablement plébiscités par les collaborateurs pour la convivialité et les échanges informels qu’ils favorisent. Entre rencontres inattendues et discussions autour de la fameuse machine à café, le bureau est souvent décrit comme une “machine à sérendipité” : acter ce nouveau rôle du bureau par un réaménagement tourné vers le collaboratif prend alors tout son sens.  

Lire aussi : Going hybrid #4 : repenser les espaces de bureau

Notre mission : vous donner les clés de décision par la data

Repenser son espace de bureau devient crucial pour toutes les entreprises mais cela ne s’improvise pas. 

Toutes vos problématiques nourrissent Deskare depuis près d’un an ! Au quotidien, nous avons à cœur de pouvoir accompagner votre politique de travail hybride et de flex-office.  

Dans cette optique, Deskare met à votre disposition des dashboards d’analyses poussés. Évolution de l’occupation de vos bureaux, présence au bureau, suivi des jours télétravaillés, etc. : exportez toutes les données qui vous aideront à rationaliser toutes vos décisions !

Nous serions ravis de vous apporter plus de retours et vous accompagner sur ces sujets, n'hésitez pas nous contacter en envoyant un mail à hello@deskare.io 🙌