Le sujet des lieux de travail fait désormais l’objet d’une démarche stratégique. Un éventail de choix et de degrés de flexibilité s’offre aux dirigeants. Des espaces de travail bien conçus, accessibles aux bons moments, permettent d'attirer et de retenir les talents qui contribuent au succès d'une entreprise.
Après 10 ans chez Ubisoft en tant que Directrice Immobilier & Workplace, Cynthia Hamet Rouilly a rejoint Contentsquare il y a quelques mois pour exercer des fonctions similaires. Elle considère que les espaces et les services associés font partie des moteurs opérationnels de la stratégie des entreprises.
Fondée en 2012, Contentsquare développe et commercialise des logiciels qui analysent le comportement, les émotions et les attentes des visiteurs de sites web commerciaux. Au cours des 5 dernières années, cette scale-up (qui a réalisé sa 6ème levée de fonds durant l'été 2022) est passée de 300 à 1600 employés dans le monde et de 4 à 20 bureaux.
Dans ce contexte de forte croissance que plusieurs entreprises technologiques ont connu récemment, Cynthia partage avec Deskare sa vision de l'avenir des espaces de travail.
Depuis la marche forcée du télétravail, puis sa pérennisation, les attentes des collaborateurs quant à leur lieu de travail n'ont cessé d'évoluer.
Cette transformation accélérée des mentalités a poussé les entreprises à redéfinir leurs modèles de travail. Les espaces et les services aux employés soutiendront cette évolution : diffusion de la culture, amélioration de la collaboration et de la communication entre les employés ou renforcement de l'image de marque de l'entreprise.
La roadmap de l’équipe Workplace est la suivante :
Quelques mois après la mise en œuvre de ces actions, une évaluation de leur impact sera réalisée afin de vérifier si les objectifs ont été atteints et, dans le cas contraire, repenser la méthodologie et/ou la finalité (méthode du test and learn). Cette évaluation sera quantitative (progression de ratios définis au préalable) et qualitative (enquêtes).
Plusieurs entreprises de la tech ont récemment exprimé leur conviction quant à leur stratégie en matière de lieu de travail (Twitter, Google...) : être régulièrement sur site facilite la collaboration et développe ainsi l'engagement des collaborateurs.
La proximité permettrait une meilleure compréhension des uns et des autres, et une plus grande adhésion au projet et à la culture de l'entreprise.
"Personnellement, je suis tout à fait d'accord avec cette réflexion. Je vais au bureau tous les jours. Cela me permet de faire une transition claire entre ma vie personnelle et professionnelle. J'aime l'atmosphère et le dynamisme, les discussions informelles. Je ressens la culture d'entreprise. Mais je suis consciente que ce n'est pas le cas pour tout le monde. Certains employés vivent loin de leur lieu de travail ou travaillent plus efficacement à distance.
Forcer les salariés récalcitrants à revenir au bureau trop souvent pourrait avoir des conséquences contre-productives. En tant que responsables des espaces de travail, notre rôle est d'être convaincants, de donner du sens, de l’intérêt et du plaisir à cette venue au bureau."
Rendre la journée des collaborateurs aussi agréable que possible est le quotidien des équipes de Cynthia.
Les Office Managers travaillent évidemment au bureau. Ils et elles incarnent la culture de l'entreprise et peuvent en être les ambassadeurs en créant un lien entre les employés et leur bureau, et une connexion entre les personnes. Petits déjeuners, événements surprises, etc. Ces moments festifs peuvent avoir un impact positif sur la fréquentation des bureaux.
Avec la pandémie, l'état d'esprit des entreprises a changé, passant d'un lieu de travail et de véritables stratégies descendantes, à une co-construction avec leurs employés. Et ce n'est pas fini, le bon équilibre reste un sujet ouvert.
Les employeurs doivent repenser leurs modèles de travail, ce qui devrait conduire à un éventail plus large de possibilités, plus conformes aux besoins et aux attentes des collaborateurs. Ces modèles pourraient tenir compte de la culture locale, de la fonction de l'équipe, du niveau d'ancienneté, etc. Par exemple, en France, la culture du présentiel est forte. C'est beaucoup moins le cas aux Etats-Unis. Cela semble avoir une influence sur l'adhésion au projet de l'entreprise et sur l'engagement des salariés.
Une fois ces modèles redéfinis, les entreprises devront repenser leur stratégie immobilière, la conception de leurs bureaux et leur programme de services pour les soutenir.
On peut imaginer de nouvelles façons de travailler (ni au bureau, ni à la maison) comme le rassemblement d'une équipe grâce à des journées de travail "événementialisées". Les employés à distance et ceux en présentiel se réuniraient 1 ou 2 fois par mois dans un lieu loué occasionnellement à cet effet. Ces journées seraient l'occasion de faire le point sur les projets, de suivre les progrès réalisés par rapport aux objectifs, d'examiner les mesures et les performances, de fêter les succès, etc.
"Malgré les stratégies Workplace des entreprises, il sera difficile d'imposer le retour au bureau. Des talents pourraient se perdre en cours de route. Le rôle du Workplace est d'accompagner/suggérer le mouvement sans le forcer. Des itérations sont à prévoir : tester, accepter les erreurs, proposer des espaces flexibles. Cela nous permettra de trouver des solutions qui fonctionnent et d'éviter les investissements inutiles.
Les aménagements en dur ne seront plus en vogue. La flexibilité des espaces, à travers le mobilier, les cloisons mobiles, les accessoires, permettra également de changer leur typologie dans la même journée (se concentrer seul ou à plusieurs, collaborer, créer, s'amuser, se détendre, etc.). Une chose est sûre, il y aura de moins en moins de postes de travail."
Plusieurs options seraient alors possibles :
La tendance actuelle du travail à distance a eu un impact sur les coûts immobiliers des entreprises. Alors que les employés travaillent depuis leur domicile, il peut y avoir une réduction de la nécessité de grandes surfaces de bureaux.
Toutefois, il est important de mesurer les avantages potentiels de la réduction des coûts de loyer avec d'autres facteurs, tels que la perte de l'interaction en personne et la productivité. Une analyse approfondie est nécessaire pour prendre une décision éclairée sur l'utilisation optimale de l'espace de travail pour une entreprise.
En parallèle, l'investissement dans des équipements flexibles peut être bénéfique pour les entreprises qui s'adaptent au travail à distance. Il peut s'agir d'ordinateurs portables, de tablettes, de téléphones mobiles, d'outils de collaboration en ligne, etc. Ce type de matériel peut aider les employés à travailler de n'importe où, à n'importe quel moment, améliorant ainsi la flexibilité et la productivité.
Pour créer un environnement de travail ouvert à la flexibilité, vous pouvez suivre les conseils suivants :
Pour résumer, depuis trois ans, le travail et son organisation connaissent des bouleversements structurels, qui impactent les stratégies immobilières. Les entreprises s’adaptent et cela passe souvent par 3 étapes :
En bonus, ne pas oublier que la data est clé !
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