Le travail hybride a beau être synonyme de flexibilité, il demeure indispensable de le structurer au quotidien. Ce mode d’organisation peut vite devenir un enfer si vous ne vous posez pas les bonnes questions en amont. Comment savoir qui vient au bureau et quand ? Comment s’assurer que la sécurité informatique est respectée lors du télétravail ? Comment faire communiquer les équipes qui travaillent depuis des lieux différents ?
Pas de panique, vous trouverez ici les réponses à ces questions, accompagnées d’exemples précis pour mettre en pratique le travail hybride en toute sérénité.
Avec le travail hybride, il est difficile de savoir qui sera présent au bureau dans les prochains jours, notamment lorsque la politique de télétravail est souple. Or, beaucoup de collaborateurs choisissent de se rendre au bureau parce que leurs collègues seront présents. Aujourd’hui, le partage de cette information se fait laborieusement par un excel partagé ou Google Sheets. Tout cela est peu clair et fastidieux.
On a justement un outil pour vous ! Deskare permet aux collaborateurs de déclarer leur semaine à l’avance. Pas besoin d’y penser, notre application web vous envoie un rappel automatique le vendredi avant le week-end. Vous pouvez choisir d’aller au bureau de votre choix, d’en réserver un le cas échéant, ou bien de télétravailler. Vos congés sont aussi déclarés manuellement ou automatiquement à partir de votre SIRH (de nouvelles intégrations sont actuellement développées !). Un statut “en déplacement” existe également, en particulier pour les commerciaux. Bien sûr, l’entreprise peut définir des règles spécifiques pour faire respecter sa politique de télétravail. Par ailleurs, vous pouvez consulter le statut de vos collègues pour guider vos choix et vous retrouvez !
Pour les Office Managers, surveiller l’occupation des espaces peut s’avérer périlleux dans un mode de fonctionnement hybride. Les réalités diffèrent selon les jours de la semaine.
Avec Deskare, tout est plus facile. Vous avez un large éventail de statistiques à votre disposition à propos des périodes passées ainsi que des jours ou semaines à venir. Vous pourrez alors dégager des tendances et prendre des décisions appuyées par des données. Par exemple, vous remarquez une baisse significative du nombre de collaborateurs qui viendront au bureau vendredi prochain. Alors, vous décidez de commander moins de repas pour le midi ou bien vous organisez un évènement pour faire venir du monde en réorganisant les espaces. Et tout cela, sans perdre de temps à compiler les informations à partir d’un document partagé. Tout est instantané, synthétique et visuel.
Quant aux managers, ils ont accès aux statistiques de leur équipe. Ainsi, ils peuvent anticiper les cas d’isolement de certains collaborateurs et s’assurer que tout va bien.
Travailler à distance ne signifie pas se couper de ses collègues. La communication est d’autant plus importante pour garder des liens et permettre la collaboration. Attention à ce que le télétravail ne se traduise pas par une prolifération de mails ! Des outils de messagerie instantanée sont là pour cela, comme Slack, qui permet aussi le travail collaboratif. S’il faut organiser une réunion vidéo pour faire un point, Zoom ou Teams sont adaptés. Pour une approche holistique qui réunit tous vos outils, optez pour la Digital Workplace, dotée d'outils tels que la plateforme d'Expérience Employé de LumApps. Cela permettra à vos collaborateurs d’accéder à toutes les ressources dont ils ont besoin pour effectuer leur travail, de manière autonome ou en collaboration. Pour plus d’informations, cliquez ici.
De plus, il est bénéfique de recréer des moments de discussion informels entre collaborateurs, comme en instaurant des pauses café en ligne. L’idée est de favoriser la cohésion des équipes, le partage de conseils et de résoudre certains points de blocage.
Passer du télétravail au bureau à la volée peut comporter des risques de sécurité informatique. Généralement, l’environnement de travail à domicile est beaucoup moins sécurisé. Le salarié utilise souvent son ordinateur personnel sur un réseau privé peu protégé. Le DSI de l’entreprise ou le prestataire informatique peut mettre en place un VPN (Virtual Private Network) afin de préserver les données. Toutefois, cela ne suffit pas car vos salariés restent exposés à des tentatives de piratage (emails frauduleux, phishing,...). En travaillant depuis chez soi, on n’a pas forcément le réflexe de demander de l’aide à l’entreprise. C’est pourquoi nous vous conseillons de former vos collaborateurs à ces sujets pour qu’ils reconnaissent les fraudes et qu’ils sachent comment réagir.
Le travail hybride pose des questions relatives à la santé des collaborateurs. L'absence de cadre de travail clair en télétravail peut entraîner des conséquences néfastes pour la santé. Les salariés ont tendance à travailler encore plus pour prouver qu'ils peuvent être productifs à la maison. Mais ne vous inquiétez pas, vous pouvez agir en rappelant à vos collaborateurs quelques bonnes pratiques. Libre à vous de les consigner sous forme de petit guide du télétravail.
D’abord, les pauses sont indispensables pour lutter contre la fatigue oculaire. Une pause de 15 minutes toutes les deux heures est recommandée par l’Institut national de recherche et de sécurité pour la prévention des accidents du travail et des maladies professionnelles (INRS). Il est bon d’en profiter pour se lever, marcher et s’aérer. De manière générale, travailler debout par moment est suggéré. Ensuite, il faut éviter de faire face à une fenêtre toute la journée pour soulager ses yeux. Enfin, une posture adaptée est indispensable pour éviter des maux de cou ou de dos. Comme évoqué lors de notre précédent numéro, l’entreprise peut fournir du matériel dans le but d’offrir de bonnes conditions de travail à ses salariés. On pense notamment à des sièges de bureau adaptés à de longues heures de travail. On ne peut que vous recommander à nouveau Fleex pour cela !
Bien sûr, chez Deskare, on se fait une spécialité d’accompagner les entreprises dans leur passage au travail hybride : à la fois par notre plateforme, deskare.io, et par notre expérience de centaines de DRH et d’Office Managers rencontrés lors des derniers mois. Alors n’hésitez pas à nous contacter pour discuter, ou si vous avez des questions sur le flex office et le travail hybride ! On serait ravis d’en parler ➡ vianney@deskare.io
On espère que cet article vous a plu :) Pour aller plus loin, découvrez notre article sur la transformation des espaces de bureau à l’heure du flex office.
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