Le monde du travail a connu une profonde mutation ces dernières années, marqué par l'essor du travail hybride. Cette évolution rapide a engendré des défis de gestion inédits, exigeant une réflexion approfondie sur la manière dont nous collaborons. C'est dans ce contexte que nous avons fait appel à l'expertise de FlexJob, une entreprise qui accompagne les organisations dans l'adoption de nouvelles méthodes de travail.
À travers les précieux conseils de Lise-Marie Biez, Facilitatrice chez FlexJob, cet article met en lumière les enjeux majeurs auxquels sont confrontés les Responsables des Ressources Humaines. Ces acteurs clés sont à la pointe de la transition vers le travail hybride, jouant un rôle essentiel dans la réussite des managers au sein de ce nouvel environnement professionnel.
Les managers doivent s’appuyer sur un cadre précis pour guider leurs équipes, en particulier lorsque le télétravail et la distance sont omniprésents. Le caractère hybride du travail pousse explicitement les managers à adopter un style de management basé sur la confiance, et non plus sur la proximité géographique.
L'entreprise, à travers ses Directions des Ressources Humaines, a le devoir de garantir que l'ensemble de son système organisationnel est adapté pour que les managers puissent soutenir leurs équipes de manière efficace, qu'elles travaillent sur site ou à distance. La clé réside dans l'établissement de règles de conduite claires, qui peuvent être facilement transmises par les managers à leurs équipes. Cette approche permet aux collaborateurs de travailler de manière autonome tout en restant pleinement intégrés dans le collectif.
L'autonomie des salariés est soutenue par une base commune solide. Il est essentiel de former l'ensemble des collaborateurs, qu'ils soient managers ou managés, à l'utilisation des outils de l'entreprise pour favoriser la collaboration.
Une notion clé à considérer est la différenciation entre les activités "télérobustes", soit les travaux connus et maîtrisés (le travail individuel, les tâches répétitives, les liens existants entre collaborateurs) ; et les activités "téléfragiles", soit les travaux plus complexes à distance (les prises de décision compliquées, la créativité, le brainstorming, les nouveaux liens sociaux). Cette catégorisation, préconisée par Lise-Marie Biez, met en lumière les opportunités du travail hybride, incitant les entreprises à renforcer leurs processus sur des aspects qui étaient auparavant négligés :
“Ce qui fonctionne en présentiel, ne fonctionne pas forcément à distance. Mais la bonne nouvelle c’est que ce qui fonctionne à distance, fonctionne nécessairement en présentiel !”
Le travail hybride a transformé les réunions en des entités plus longues, avec une augmentation de 252% du temps de réunion hebdomadaire depuis février 2020 selon une étude Microsoft.
Cependant, bien que les réunions restent des outils cruciaux en entreprise, elles sont souvent mal organisées et négligées en matière de formation et d'optimisation. Malgré l'augmentation de la flexibilité, il est impératif de lutter contre la surcharge numérique.
La clé de l'efficacité des réunions en mode hybride réside dans une structure rigoureuse. Il est primordial de définir clairement l'objectif de chaque réunion et de maintenir leur concision pour optimiser la concentration des participants. En somme, il est primordial de rester focalisé sur le but de la réunion : s'il s'agit de partager des informations, l'approche doit être adaptée en conséquence. De même, si la réunion vise à prendre des décisions, il est nécessaire de mettre en place une ingénierie spécifique pour faciliter le processus.
La cohésion au sein des équipes repose sur la qualité des relations interpersonnelles et le sentiment d'appartenance à un collectif. Les collaborateurs doivent pouvoir se sentir libres d'être eux-mêmes et avoir des liens solides au sein de l'entreprise, allant au-delà des simples relations de travail. La cohésion peut même mener à un alignement :
“Bien que des désaccords puissent subsister, une compréhension générale et une confiance mutuelle favorisent l'harmonie et la collaboration vers un objectif commun.”
Lise-Marie Biez insiste sur la nécessité d'adopter des actions ciblées pour renforcer la cohésion. Il n'existe pas de formule unique car les individus évoluent et ont des préférences variées. Certains préfèrent les échanges informels autour d'un café le matin. D'autres privilégient les appels occasionnels pour échapper à la caméra, ou apprécient les rituels, comme les rencontres en personne indépendamment du travail, pour créer des souvenirs. La diversité des approches incluant des rituels et des interactions spontanées en fonction des personnalités est essentielle.
La collaboration consiste à mettre en commun les compétences, le temps de travail, les personnalités, les forces et les tâches pour atteindre le même objectif. En environnement hybride, l'absence d'unité de temps et de lieu rend cette collaboration plus complexe. Sa gestion nécessite une clarté quant aux rôles de chaque participant, même en l'absence d'un manager. Il est important que l'information circule correctement et que tous les collaborateurs disposent des éléments nécessaires pour collaborer de manière efficace.
Lise-Marie Biez conseille de s'appuyer sur une approche basée sur des projets, de promouvoir une culture digitale, telle que l'agilité, et de favoriser le travail en équipes réduites axé sur la chaîne de valeur. Il est essentiel que tous les collaborateurs comprennent comment leur travail contribue à l'ensemble et comment il s'inscrit dans cette chaîne de valeur.
En mode hybride, les collaborateurs sont autonomes, ils font correctement leur travail grâce aux éléments qui leurs sont communiqués en amont et en aval, et qui leur garantissent des liens. L’enjeu est alors d’éviter de glisser vers l’indépendance totale, où le collectif ne serait pas nécessaire, ce qui romprait les chaînes de valeur et compromettrait la performance à long terme.
En définitive, pour aider les managers à exceller en mode hybride, il est nécessaire de leur fournir des outils et méthodes précises, tout en renforçant leur conscience afin qu'ils puissent faire preuve de vigilance là où elle est nécessaire. Cependant, il est essentiel de se rappeler que l'efficacité des managers ne peut être optimale que si l'ensemble de l'entreprise, à savoir l'individu, le collectif et l'organisation, est structuré pour soutenir ce modèle de travail.
La transition vers le travail hybride est un défi, mais c'est aussi une opportunité d'innover et de repenser les pratiques de gestion pour un avenir plus flexible et performant. En investissant dans la formation, l'organisation et la communication, les entreprises peuvent prospérer dans cet environnement de travail en constante évolution.
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