Toute entreprise souhaitant réduire son empreinte immobilière passe par ce questionnement. Comment évaluer les m2 nécessaires et par là le taux de flex office applicable sans grever l’activité ? Pas de recette magique, mais quelques critères à prendre en compte dès la phase initiale.
Retour à une nouvelle normalité au bureau.
Le taux d’occupation moyen des bureaux sur le continent européen s’établissait à 55%, selon Savills, entreprise de conseil international en immobilier, dans une étude portant sur la période de juin 2022 à février 2023. Pour le quartier central des affaires parisien, ce taux d’occupation s’élève même à 66%. La perception d’espaces peu utilisés a conduit de nombreuses entreprises à engager un programme de réduction de leur empreinte immobilière.
Toutefois, difficile de quantifier de combien il est possible de réduire la surface occupée sans nuire à l’activité. À cette évaluation de l’empreinte immobilière utile, se pose donc immédiatement la question du nombre de bureaux à installer. En effet, pour réduire la surface occupée, il n’y a guère d’autre solution pour ne pas amputer les espaces de convivialité que de réduire le nombre de bureaux à placer, c’est le flex office.
« Dans les programmes d’aménagement de bureaux que nous accompagnons, il y a désormais toujours une composante de flex office, même si celle-ci ne concerne pas toutes les populations » abonde Flore Pradère Directrice de Recherche & Prospective Bureaux de demain chez JLL, société de conseil en immobilier d’entreprise.
À effectifs constants, réduire le nombre de bureaux conduit à calculer un taux de flex, ou taux de foisonnement. Le taux de flex est un chiffre compris entre 0 et 1 indiquant le nombre de bureaux à installer pour un effectif donné. Ainsi un taux de flex à 0,6 conduit à placer 6 bureaux pour 10 salariés. Plus le chiffre est proche de 1, plus le nombre de bureaux placés est important, et plus le taux de flex sera considéré comme bas.
Selon le cabinet JLL, le taux de flex mis en œuvre est en moyenne de 0,5, soit un poste pour deux collaborateurs. Doriane Bettinger, People & Transformation Director au cabinet de conseil immobilier Parella, parle plutôt de fourchette :
« Les mentalités ont évolué. L’important n’est pas de cibler un chiffre précis, mais de savoir si on est autour d’une fourchette entre 0,6 et 0,7 ou inférieure à 0,5 ».
Pour définir le « bon » taux de flex, pas de recette miracle ! Quelques variables-clés permettent toutefois d’évaluer pour chaque entreprise le taux de flex le plus approprié. Ces variables peuvent être évaluées lors d’un diagnostic initial.
L’un des premiers critères à prendre en compte est le taux naturel de vacance, en dehors de toute notion de télétravail.
Ainsi, hors accord de télétravail, on observe en continu une non-présence partielle des salariés au bureau. Cette absence du bureau a plusieurs sources possibles : prise de congés payés, de RTT, récupérations, arrêts maladies... Elle peut aussi découler de l’activité et des besoins opérationnels. Déplacements, rendez-vous extérieurs, formations créent une vacance « naturelle » au poste.
Néanmoins, cette vacance ne suffit souvent pas pour créer les conditions de mise en place d’un flex office. A titre d’exemple, les absences liées à des maladies sont aléatoires, et la pose de congés survient souvent au même moment.
➡️ Voir aussi : Plongée chez Bic : "déjà avant Covid, les bureaux n'étaient occupés qu'à 80% avec les congés et déplacements"
Un second critère important à prendre en compte est évidemment l’existence d’un accord de télétravail dans l’entreprise.
Le nombre de jours de télétravail moyen et maximal sont notamment des variables importantes : plus les salariés travaillent à distance, moins il y a besoin de postes de travail sur place.
Par exemple, avec un seul jour de télétravail possible, il peut être difficile de descendre en dessous d’un flex à 0,8. Pour une équipe de 5, avec une distribution lissée sur la semaine, cela signifie que chaque jour, une personne travaille depuis son domicile ou un tiers-lieu. Cela permet donc théoriquement d’installer 4 bureaux pour 5.
La clarification des jours télétravaillés par équipe permet de lisser la présence au bureau et d’organiser une occupation moyenne plus constante. Le télétravail, pour permettre le flex, ne peut être concentré sur un seul jour. Il doit être lissé sur la semaine. Or, on observe une tendance à concentrer les jours de télétravail autour du week-end, les vendredis et les lundis.
Dernier point : attention à bien distinguer télétravail théorique (le nombre de jours permis par l'entreprise) et télétravail réellement effectué ! Ainsi, certaines entreprises autorisent plus de télétravail que ce qui est effectivement réalisé par les salariés, désireux de recréer du lien entre collègues. C'est particulièrement vrai pour des populations jeunes.
L’analyse du taux d’occupation réel est un préalable indispensable à toute démarche de mise en place du flex-office.
« Nous démarrons toujours nos accompagnements par une analyse des usages. Quelques critères clés sont à identifier, en particulier le taux de présence au poste et les jours de pic, c’est-à-dire les jours où la présence au bureau est la plus forte. Ce rapport d’occupation nous confirme qu’il n’existe jamais de jour où 100% des collaborateurs sont assis à leur poste au bureau» assure Doriane Bettinger.
Plusieurs méthodes existent pour cela : appel à des sociétés de mesure de présence, capteurs, données de badges ou de connexions au réseau wifi, ou tout simplement utilisation de solution de mesure d'usage comme Deskare. Le mieux est de croiser ces différentes données, lorsque c'est possible. Pour cela, n'hésitez pas à solliciter votre service IT lorsque c'est nécessaire !
Le besoin de présence au bureau pour des réunions ou des activités nécessitant une présence physique peut aussi influencer le taux de flex souhaitable. Il sera plus difficile de réduire le nombre de places disponibles pour des équipes qui ont l’habitude de se réunir 3 à 4 fois par semaine, d’autant que ces jours de présence sont les mêmes pour tous les membres d’une équipe.
« Comprendre l’organisation et les jours de présence fixes permet d’évaluer le taux de flex, mais surtout dans quelle proportion on doit prévoir des positions de travail complémentaires pour les jours de pic » précise Doriane Bettinger. « Il faut pouvoir asseoir tous les collaborateurs les jours d’affluence, que ce soit à des postes de travail standard ou à des positions de travail dites informelles ».
La nature des métiers de l’entreprise influence le niveau de flex acceptable. Pour des métiers à dominante commerciale par exemple, qui enregistrent un nombre important de rendez-vous ou de déplacements hors les murs, il est possible de baisser le taux. À l’inverse, des métiers nécessitant des logiciels, équipements spécifiques, documentation disponible uniquement au bureau ne permettront pas un taux de flex élevé. C’est le cas par exemple des infographistes, monteurs, comptables.
« Dans nos programmes, on observe une modulation du taux de flex en fonction des départements, qui peut varier entre 0,3 et 0,9 même si ce sont des extrêmes » confirme Flore Pradère.
Calculer le taux de flex par service permet d’obtenir un taux de foisonnement moyen reflétant les différentes natures d’activité.
Un nombre de places disponibles trop bas peut grever les possibilités de croissance d’une entreprise. Par exemple, un taux de foisonnement à 0,4 sur des effectifs calculés au plus bas risque d’empêcher l’embauche de nouvelles recrues qui ne trouveront pas d’espace pour travailler au bureau.
À l’inverse « certains programmes où le nombre de bureaux installés est identique à la situation initiale peuvent être pensés pour permettre l’intégration de nouveaux collaborateurs dans les mois à venir dans une logique de clean desk, où chaque collaborateur libère son bureau en fin de journée » complète Doriane Bettinger.
Rappelons ce qui se cache derrière cet anglicisme : il s’agit de libérer son bureau en fin de journée pour permettre son utilisation par un autre collaborateur le lendemain.
Il n'y a donc pas de formule standard évidente. Il est davantage conseillé de partir après un diagnostic initial sur une moyenne de flex plutôt haute, puis de continuer à transformer les espaces au fur et à mesure de la prise de nouvelles habitudes.
Vous avez un projet de réduction des espaces à mettre en œuvre ? Discutons de votre projet ensemble !
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