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Cela fait maintenant un an et demi que nous avons créé Deskare, et après avoir échangé avec des centaines de DRH, une phrase nous met parfois encore la puce à l’oreille.
“Chez nous c’est simple, nous avons des jours fixes de présence”
“Ah ce n’est pas compliqué, on demande à tout le monde de revenir au bureau le mardi”
“Pas besoin d’organisation, on sait que tout le monde est là le mercredi”
Lorsque l’on entend cela, on ne peut s’empêcher d’être un peu surpris. La définition de jours fixes de présence serait un moyen simple d’organiser le travail hybride. D’une certaine manière, forcer les gens à revenir sur le même jour simplifierait tout, à tel point qu’il deviendrait un modèle simple à calquer pour beaucoup d’entreprises qui se creusent la tête sur le modèle hybride à adopter.
Cette règle vient très souvent d’une bonne intention : celle de faire revenir les collaborateurs sur site a minima un certain nombre de jours (en général deux ou trois), pour renforcer la collaboration et créer des moments de vie informels, nécessaires à la culture d’entreprise.
Voilà pourquoi, après ces nombreux échanges, nous pensons que ce modèle n’est pas le bon.
Dans les faits, on observe que ces jours fixes sont plus perçus comme une contrainte qu’autre chose par les salariés. Pourquoi ?
L’un des intérêts principaux du modèle hybride, alternant présence sur site pour les phases de collaboration et télétravail pour les phases de concentration et de travail “profond”, est qu’il offre plus de flexibilité aux salariés dans le choix de leurs conditions de travail. Il permet également un meilleur équilibre entre vie pro et perso, grâce notamment à l’adaptation de son planning en fonction des contraintes de sa semaine (qui varient fréquemment).
Imposer des jours fixes de présence au bureau dans sa charte de télétravail donne vite la sensation de ne faire le travail qu’à moitié : offrir l’apparence de la flexibilité aux salariés tout en contrôlant encore leur emploi du temps.
Deuxième point, que certaines entreprises ont compris après coup : lorsque l’employeur définit des jours fixes de présence, partant d’un bon sentiment, il pense généralement aux jours qui arrangent le plus les collaborateurs pour venir au bureau. Forcément, imposer le vendredi n’a pas bonne presse. Les mardis et jeudis sont donc très souvent privilégiés, voire le lundi.
Le problème de cette approche, c’est que ce sont déjà les jours préférés de tout le reste de la population active. En somme, avec le télétravail, on promettait d’économiser du temps et de la charge mentale que représentent les transports en commun. Au lieu de cela, les jours fixes en présentiel réussissent l'exploit de replonger les collaborateurs dans le pire des jours d’affluence : c’est ainsi que l’on auto-entretient des cercles vicieux où les transports sont saturés le mardi et jeudi, et les salariés encore plus fatigués qu’avant de leurs transports.
Lire à ce sujet : l'article de la Banque des territoires sur l'impact du télétravail sur les flux dans les transports en commun
Enfin, l’instauration de jours fixes de présence pour toute l’entreprise réduit à néant la possibilité d’optimiser ses surfaces de bureaux. L’optimisation liée au flex-office repose sur l’hypothèse que la présence de 100% des collaborateurs sur site n’arrive que très rarement voire jamais (entre les congés, les déplacements, les arrêts maladie, le télétravail…). Cette différence entre présence effective et capacité des bureaux offre des opportunités d’optimisation de surface via le calcul d’un taux de foisonnement optimisé avec plus ou moins d’ambition. L’objectif des directions de l’environnement de travail (ou moyens généraux, Workplace Managers…) est alors de lisser la courbe de présence sur site. Cela ne peut se faire qu’en offrant de la flexibilité aux collaborateurs dans le choix de leurs jours de présence, afin que les impératifs et préférences de chacun se coordonnent facilement pour que le bureau se remplisse aux bons moments.
Au contraire, avec des jours fixes, c’est l’assurance d’obtenir une courbe en “dromadaire” : des pics de présence clairement identifiés, qui posent souvent problème (squat de salles de réunion, de cuisines…) mais qui sont assumés au nom des “retrouvailles en physique”.
Disons le clairement : venir pour voir l’entreprise au complet sur un jour tout en devant travailler sur une table de cuisine à cause de l'afflux de personnes fait plus de mal à la culture d’entreprise que voir une partie de l’entreprise répartie sur chaque jour, en travaillant à chaque fois dans des conditions optimales.
Mieux encore : les salariés qui seront satisfaits de leur expérience de travail lorsqu’ils viennent au bureau, en fonction de leurs attentes (calme versus bruit, évènements, disponibilité de bureaux et salles de réunion) auront plus tendance à revenir souvent et de leur plein gré que si c’est imposé dans de mauvaises conditions.
Lire aussi : notre livre blanc sur les nouvelles attentes des collaborateurs au bureau
Bien sûr, il n’est pas question de remettre en cause le principe du minimum de jours de présence au bureau que beaucoup d’entreprises ont adopté. Ce minimum peut prendre plusieurs formes : imposé ou suggéré, fixe pour l’entreprise ou variable selon les équipes, un jour ou quatre… Tous les formats sont possibles et à définir en fonction de la culture de l’entreprise.
En revanche, la définition de jours fixes de présence a cela de pernicieux qu’elle donne l’impression au top management d’avoir accordé une flexibilité via le télétravail, qui n’est en fait pas perçue comme telle par les salariés. Elle peut même produire l’effet inverse, si les jours fixés sont, par le hasard du calendrier, le lundi ou le vendredi : les salariés peuvent alors percevoir une sorte de défiance de la direction vis-à-vis du télétravail, qui serait perçu comme un weekend prolongé, ce qui va à l’encontre totale des objectifs de management par la confiance que le télétravail suppose.
Les jours fixes de présence au bureau peuvent donner aux salariés l’impression que la flexibilité n’est qu’apparente : les efforts de l’employeur vis-à-vis de leurs salariés sont réduits à néant, du fait de cette rigidité.
D'ailleurs, les entreprises ne s'y trompent pas : dans une étude repostée par le chercheur de l'université de Stanford Nick Bloom, réalisée sur plus de 1 000 décisionnaires dans 13 pays, les jours fixes de présence au bureau ne seraient que le 4e modèle de travail hybride le plus courant d'ici 2025, loin derrière les approches plus flexibles.
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Evidemment, laisser aux salariés le choix dans leurs jours de présence suppose plusieurs choses :
Si ces trois conditions sont réunies, l’entreprise sera capable d’accorder une vraie flexibilité à ses salariés, tout en optimisant ses surfaces et en renforçant la culture d’entreprise via des moments physiquement ensemble de qualité.
Comment y arriver ?
Nous pouvons vous aider sur au moins un de ces trois points, grâce au logiciel de télétravail et de flex-office que nous avons co-construit avec +100 DRH et Workplace Managers. Il est pensé pour être simple, intégré aux outils de l’entreprise et déployé rapidement.
Pour en savoir plus, prenez rendez-vous ici avec une personne de l’équipe !
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