Miro, l’entreprise qui propose un espace de travail virtuel pour collaborer et innover, croit en la nécessité de faire venir les collaborateurs au bureau pour créer un environnement de travail hybride.
Nous avons récemment discuté avec Wilco Poppelier, Global lead Workplace Strategy and Design. Après 11 ans passés en tant que Workplace & Change Consultant, Wilco est désormais responsable de la stratégie Workplace des 2000 employés de Miro, répartis dans 12 bureaux à travers le monde. L’équipe de Wilco effectue notamment des recherches sur la manière d'intégrer le numérique à la partie physique de l'espace de travail. Leur mission est également de comprendre comment mettre les "Mironeers" sur la voie de la réussite ! Alors comment Miro parvient-il à rendre le mode hybride accessible à tous au bureau ?
Découvrons comment faire passer le lieu de travail de mieux à meilleur selon la vision de Wilco.
Dans un modèle de travail hybride, les entreprises sont confrontées à une voie à double sens : imposer aux collaborateurs de se rendre au bureau un certain nombre de jours, ou ne pas les y obliger en essayant d'influencer leur demande, notamment en organisant des actions simples, comme des événements.
La politique hybride de Miro est basée sur l'équipe et comprend des "journées d'équipe" non obligatoires au bureau. Certains jours, des événements communautaires et de socialisation sont organisés, formant les journées les plus populaires au sein de Miro. Ce n'est pas surprenant si l'on considère que le lien social est la première raison de venir au bureau (baromètre Paris Workplace 2023).
L’entreprise croit-elle vraiment que le fait de réunir physiquement les salariés suscitera plus de créativité, d'efficacité ou de productivité ?
Selon Wilco, les entreprises devraient avoir une vision ou une idée forte de la raison pour laquelle il est important de faire venir les collaborateurs au bureau :
“Il s'agit simplement d'une question de "pourquoi". Mon conseil serait d'entamer une conversation, d'explorer et de comprendre ce dont les salariés ont besoin pour qu'une journée au bureau soit réussie."
En réponse à l'évolution du monde du travail, Miro a fondé son modèle workplace sur la flexibilité et l'adaptabilité. Son concept d'espace de travail est fortement basé sur les retours continus des utilisateurs. En voici un exemple :
"Pendant la pandémie, nous avons mené une enquête qui a montré que tout le monde venait au bureau pour l'aspect collaboratif. Alors 60% du lieu de travail a été consacré à la collaboration et les 40% restants aux tâches plus spécifiques. L'hypothèse principale était que la collaboration n'est possible que dans une certaine configuration de salle "collaborative". Au cours d'une étude ultérieure, nous avons découvert que de nombreuses activités de collaboration se déroulaient derrière un poste de travail. C'est un point qu'il fallait ajuster pour mieux corresponde aux pratiques de notre population et lui permette de réussir sa journée au bureau."
La flexibilité et l'adaptabilité du lieu de travail de Miro ont permis de modifier certains aspects des espaces en fonction des enseignements tirés après la pandémie, par exemple : bureaux ou sièges informels, collaboration ou concentration.
Pour que les salariés aient envie de revenir au bureau, il est essentiel de leur offrir ce dont ils ont besoin pour que leur journée soit la plus réussie possible. Cette stratégie permet à l’équipe Workplace de modifier l'agencement du mobilier en fonction des pratiques réelles des collaborateurs :
"Nous étudions les besoins et nous explorons toutes sortes de possibilités pour être aussi flexibles et modulaires que possible, afin de vraiment assurer le succès des collaborateurs au bureau.”
C'est également la raison pour laquelle Miro a modifié son organisation au bureau, passant d'un concept basé sur les activités, à un concept basé sur les quartiers. L'équipe de Wilco a ainsi constaté une nouvelle nécessité : travailler auprès des membres de son équipe proche.
“Il s'agit d'écouter les collaborateurs pour savoir ce dont ils ont besoin pour accomplir leur travail ! Nous examinons également de plus près les départements qui sont réellement en contact au quotidien, afin de nous assurer qu'ils sont assis à proximité les uns des autres dans la nouvelle configuration du quartier. Nous étudions actuellement la possibilité de dédier des étages à un groupe de départements. Nous déciderons ensemble de la meilleure configuration possible pour cet étage spécifique. Nous voulons libérer la part d'appropriation des utilisateurs et leur donner un certain degré de liberté pour décider des changements futurs de leur lieu de travail.”
En lançant la discussion et en identifiant des ambassadeurs par département, les entreprises peuvent réellement réussir à trouver la bonne configuration de lieu de travail pour leurs pratiques hybrides.
➡️ Voir plus : Zoning, pourquoi et comment diviser les espaces de travail en zones ?
La vision de Wilco sur les bureaux flexibles est claire : pour certaines personnes, il est difficile d'accepter de partager "leur" espace. Mais il y a toujours une raison pour laquelle cela ne fonctionnerait pas pour eux. Le plus important est d'entamer une conversation et de trouver ensemble la meilleure solution possible.
“Les Workplace Managers devraient s'intéresser à chaque secteur d'activité et faire preuve d'initiative. Je pense qu'il y a certainement une degré de flexibilité possible dans chaque organisation, dans une certaine mesure. Par exemple, il est possible d’avoir un quartier réunissant des équipes par étage, où l’on retrouve à l’intérieur un certain niveau de flexibilité en fonction de la culture de l'entreprise, de la façon de travailler dans le département et des besoins des collaborateurs.”
C'est aussi une question de perception. Si les équipes ont le sentiment d'être responsabilisées par leur lieu de travail, elles seront en fin de compte plus performantes. C'est pourquoi il est si important de faire preuve d’ouverture pour, in fine, fournir un accompagnement efficace.
Les collaborateurs doivent être conscients que les équipes Workplace font face à certaines limites. Wilco conseille de s'asseoir avec les différents départements et de faire preuve de pédagogie pour que les salariés participent activement à la création de leur nouvel espace de travail : "nous adaptons l'espace à vos besoins en fonction de nos limites financières et d'espace”.
“Vous pouvez créer un super bureau qui a l'air magnifique, mais s'il y a un manque d'appropriation et de compréhension de la part de vos collaborateurs, quelle sera la réussite du projet finalement ?”
Pour mieux prendre en compte les besoins des collaborateurs, les Workplace Managers peuvent commencer par partager leurs défis, en étant ouverts et en précisant que l'utilisateur reste l’expert de ce dont il a besoin pour réussir une journée au bureau (encore une fois, dans les limites de l'équipe Workplace). C'est pourquoi la discussion et la co-création sont essentielles lors de la configuration d'un espace de travail.
Avec le travail hybride, les entreprises doivent se demander si elles peuvent accepter que les bureaux ne soient occupés que deux ou trois jours par semaine. Acceptent-elles que les autres jours, le taux d'occupation puisse chuter à 30 % ?
Selon Wilco, il s'agit d'accepter le nouveau mode de travail hybride. Ne regardez donc pas votre taux d'occupation moyen, mais plutôt la tendance de votre taux d'occupation maximal, afin d'assurer le succès de votre bureau pendant ces deux ou trois jours de la semaine !
Voir plus : Quels critères prendre en compte pour déterminer le « bon taux de flex office » ?
“Les entreprises devraient investir dans leur environnement de travail afin de pouvoir pleinement libérer le potentiel de leurs employés lorsqu'ils sont au bureau.”
Le fait de réunir physiquement des personnes crée une ambiance qui ne peut pas être reproduite à distance. Cela stimule la créativité, nourrit le besoin social et crée un état d'esprit sain. Selon Wilco, "les bureaux sont loin de disparaître, car nous ne faisons que gratter la pointe de l'iceberg en ce qui concerne l'effet de la pandémie sur notre comportement au bureau".
La flexibilité dans l'organisation des bureaux et l'implication des employés sont essentielles pour créer un environnement de travail fructueux. Miro investit dans l'environnement de travail pour libérer le plein potentiel de ses employés !
➡️ Voir plus : Le macro-zoning arrive sur Deskare !
.png)
.png)
