42% des salariés interrogés pratiquent le télétravail d’après le Baromètre Actineo de 2023. Cet avènement du télétravail pousse de nombreuses entreprises à envisager le flex office. Deskare décrypte le cadre juridique du flex office en France pour vous aider à assurer une transition conforme au droit.
La disparition des bureaux attitrés due au flex office requiert une réorganisation des locaux (exemple : prévoir des salles de réunions adaptées).
Cela implique également de tenir compte :
Plus généralement, l’employeur doit prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et la santé physique des travailleurs (exemple : bureaux équipés pour prévenir le risque de troubles musculo-squelettiques), conformément à l’article L. 4121-1 du Code du travail.
Le flex office soulève des défis importants en termes de bien-être des salariés et de santé mentale. Mathilde Silvan, dans le magazine Travail et Sécurité n° 825 d’avril 2021 de L’INRS (Institut National de Recherche et de Sécurité), relève que « le flex office peut par exemple être à l’origine d’une dépossession de son espace de travail » pour les employés, ce qui peut contribuer à l'augmentation des risques psychosociaux. Ce système affecte spécialement la vie sociale des nouveaux employés, pour qui le flex office peut rendre l'intégration plus difficile.
Pour prévenir ces risques, l'employeur doit mettre à jour le document unique d'évaluation des risques (DUER), pour y inclure des mesures préventives contre ces risques (exemples : enquêtes régulières sur le bien-être des employés, mesures pour renforcer le lien social, etc.), conformément aux articles R. 4121-1 et R. 4121-2, 2° du Code du travail.
La consultation du Comité social et économique (CSE) est obligatoire lors de la mise à jour de ce document (article L. 4121-3 du Code du travail).
Flex office et télétravail flexible vont souvent de pair. Dans ce cas, les règles applicables au télétravail s’imposent à l’entreprise (articles L1222-9 à L1222-11 du Code du travail).
Lors de la mise en place du flex office, le calcul du taux de flex office doit être réalisé afin d’éviter d'imposer le télétravail, faute de bureaux disponibles (Cass. Soc., 2 oct. 2001, n°99-42.727 et article L. 1222-9 du Code du travail). En effet, le télétravail est conditionné au recueil du consentement de l'employé et l'employeur est obligé de fournir un lieu de travail à ses employés (CA Lyon, 7 fév. 2019, n° 16/07869). En cas de calcul erroné du taux de flex office, entraînant un manque de poste par salarié, l’entreprise s’expose à des demandes d'indemnisation pour utilisation du domicile pour des usages professionnels (Cass. Soc., 12 déc. 2012, n°11-20.502).
Des outils assurent un suivi en direct de l'occupation des espaces et de la réservation de salles de réunion. Ils permettent ainsi de résoudre cette problématique et de bénéficier pleinement des avantages du flex office.
Dans les entreprises de 50 salariés ou plus, le passage au flex office nécessite la consultation du CSE (article L. 2312-8 du Code du travail), puisque cela constitue une modification de l'organisation du travail et des conditions de santé et de sécurité des salariés. Différents sujets doivent être soumis au CSE comme :
De plus, la loi Climat et Résilience de 2021 exige que le CSE soit consulté sur les impacts environnementaux de ce mode travail.
Le CSE peut recourir à un expert pour obtenir un avis éclairé sur ce projet (article L. 2315-94, 2° du Code du travail).
Si le CSE dispose d'une Commission santé, sécurité et conditions de travail, sa participation est recommandée pour définir des mesures de prévention.
Bon à savoir : Le CSE ne peut que conseiller et donner son avis sur l'introduction du flex office dans une entreprise. Un refus de sa part ne s’imposerait pas à l’employeur. L'employeur devra cependant prendre en compte les préoccupations du CSE et respecter les lois et réglementations en vigueur.
L'absence de bureaux attitrés augmente les risques d'accès non autorisé à des documents confidentiels et de fuites de données, en violation du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Pour y remédier, il est recommandé d'adopter la politique du « clean desk » et de fournir des casiers individuels pour les effets personnels (article R. 4228-2 du Code du travail).
Des bureaux fixes peuvent être prévus dans un accord d’entreprise, pour certains départements traitant des données sensibles, sous réserve de justification pour éviter toute discrimination.
L'utilisation de capteurs de présence ou d’outils déclaratifs de réservation de poste pour gérer le flex office ne nécessite pas de déclaration préalable auprès de la CNIL. Cependant, tout système de géolocalisation physique permettant d’identifier nominativement un salarié est interdit, sauf exception autorisée par la CNIL.
Lors de l'implémentation du flex office, l'employeur peut réorganiser les postes de travail sans l'accord individuel des employés, sauf pour les salariés protégés si leurs conditions de travail changent.
Cependant, obtenir l’accord préalable des employés est obligatoire si :
Vous réfléchissez encore à passer au flex office ? Découvrez dans notre guide “Passez le cap du flex office : nouvelle direction pour l’expérience collaborateur”, comment le flex office peut répondre aux nouvelles attentes de vos collaborateurs.
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