Dans un monde du travail en perpétuelle évolution, où flexibilité et efficacité sont devenues des enjeux primordiaux pour les entreprises, le suivi des nouveaux modèles de travail est plus que jamais au cœur des préoccupations. Dans ce contexte, Stuart la filiale du Groupe La Poste spécialisée dans la livraison du dernier kilomètre, a fait appel à Deskare pour suivre le respect de sa politique de télétravail et organiser sereinement le flex office pour ses 1200 collaborateurs répartis dans 7 bureaux à travers 6 pays.
Découvrez le retour d’expérience d’Alexandra Vozniak, Global Workplace & Culture Manager et Thomas Fiori, HR Associate pour comprendre comment cette collaboration avec Deskare facilite la gestion quotidienne des bureaux de Stuart.
Avant l'adoption de Deskare, la gestion des espaces de travail post Covid chez Stuart était un défi complexe. Les équipes d’Alexandra se sont tout d’abord tournées vers une solution qui semblait facile à mettre en place : le fameux tableau Excel “avec des petites cases à remplir”. Rapidement, des failles ont mis en évidence le manque d’adaptabilité du système. Stuart est alors parti en quête d’un outil spécialisé dans la gestion des plannings hybrides et des espaces flexibles.
“Dans la liste des critères qu’on avait pour l’outil, Deskare était celui qui correspondait le plus au niveau adaptabilité par rapport à nos besoins. Deskare a tout de suite été à l’écoute de ce dont on avait envie, sans forcément nous proposer un produit déjà établi. Ça a été super aidant.” Souligne Alexandra
Grâce aux données prêtes à l’emploi disponibles dans l’application, Stuart profite d’une vue d'ensemble de l'utilisation de ses bureaux et peut identifier les zones sous-utilisées pour les réaffecter plus efficacement. Pour l’ensemble de ses projets immobiliers, Stuart se base sur les données fournies par Deskare. Par exemple, s’est posée la question du déménagement ou du réaménagement du bureau de Londres. Alexandra a alors utilisé Deskare pour analyser le taux de présentiel, le taux d’occupation, les espaces les plus et les moins utilisés pour prendre la meilleure décision.
“Deskare a tout de suite été à l’écoute de nos besoins, ce qui s'est ressenti dans l'adoption par les collaborateurs”
Proposer un environnement de travail adapté aux besoins des employés est crucial chez Stuart. L’entreprise accorde une grande importance à la flexibilité et au bien-être de ses collaborateurs. Le travail hybride se pérennisant, les équipes d’Alexandra ont cherché à mieux organiser la vie au bureau avec une solution permettant de gérer efficacement les plannings et le flex office.
Post Covid, Stuart a mis en place un système de bureaux flexibles adaptés à la fréquentation de ses sites. Les équipes avaient donc besoin d’un outil facilitant la réservation des espaces de travail en fonction des usages.
Avec l’aide de Deskare, Stuart entretient un environnement de travail flexible sur le long terme. L’expérience des collaborateurs est améliorée, ils peuvent facilement réserver les postes de travail et ressources dont ils ont besoin, que ce soit pour des réunions, des séances de travail en groupe ou des moments de concentration individuelle.
Chez Stuart, les salariés sont amenés à se déplacer dans les 7 bureaux et 6 pays. Deskare gère le multisite, ce qui facilite la tâche d’Alexandra :
“On a plusieurs étages, bureaux et entrepôts. On a beaucoup d’utilisateurs qui voyagent, qui vont d’un bureau en Espagne à la France. Deskare leur permet de réserver une place et de savoir que quand ils vont venir nous visiter, par exemple en France, ils auront un endroit pour s’asseoir.”
Avec Deskare, Stuart s’assure que chaque collaborateur trouvera une place dans n’importe quel bureau à n’importe quel moment de façon autonome et transparente.
Deskare s'intègre parfaitement aux outils déjà utilisés par les entreprises, tels que les SIRH, les plateformes de communication interne (Microsoft Teams, Slack) et les calendriers d’entreprise (Outlook, Google) pour simplifier la gestion globale des espaces de travail et garantir une expérience hybride fluide pour les employés.
“Avec l’équipe RH, on peut suivre la présence au bureau de nos salariés. L’intégration avec notre SIRH permet de suivre le taux d’absentéisme et les congés des salariés, notamment si on veut organiser des événements au bureau ou des réunions importantes. On commence à essayer d’évaluer le taux d’engagement et de désengagement des salariés. Si on voit quelqu’un qui ne vient plus du tout au bureau, ou vraiment très occasionnellement, on va se rapprocher de lui pour en connaître les raisons et voir si on peut l’accompagner vers un retour.”
En plus de la réservation des espaces de travail, Deskare offre des fonctionnalités sociales permettant de suivre les risques d’isolement liés à l’hybride et d’organiser des événements d’équipe. Deskare simplifie également l’onboarding des nouveaux salariés, en automatisant le processus grâce aux synchronisations.
L'adoption de Deskare par Stuart a été un véritable succès dans l'optimisation du travail hybride et du flex office. Les fonctionnalités sociales et de réservation d'espaces adaptés aux besoins spécifiques de chaque activité ont permis d'améliorer l'expérience des collaborateurs, tout en optimisant l'utilisation des locaux.
La capacité de Deskare à fournir des données précieuses sur l'utilisation des espaces de travail a également permis à Stuart de prendre des décisions éclairées en matière de gestion des locaux, conduisant à une meilleure utilisation des ressources et à des économies significatives réinvesties dans l’expérience salarié.
Deskare continue d'innover pour répondre aux besoins changeants du monde du travail. L'expérience réussie de Stuart en est un exemple concret. Si vous cherchez à optimiser votre travail hybride et votre flex office, Deskare est la solution à envisager pour une gestion fluide et efficace de vos espaces de travail. On en discute ?
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