Comment fonctionne un smart office et quels sont les avantages ?

Les lieux de travail qui ne s'adaptent pas aux besoins des employés touchent à leur fin. Nous entrons dans l'ère du "bureau intelligent" aussi appelé smart office.

Lorsque nous parlons du bureau actuel et que nous imaginons le bureau de demain, nous pensons généralement à des espaces ouverts, à de la verdure, à un éclairage naturel ou à un mobilier durable. C'est vrai, mais ce n'est pas seulement l'environnement physique de travail qui rend un bureau moderne intelligent.

Qu'est-ce qu'un smart office ?

Un smart office ou bureau intelligent utilise la technologie pour aider les gens à travailler de manière plus productive et efficace, qu'ils soient au bureau ou qu'ils travaillent à distance et se connectent avec leur équipe au bureau. Les bureaux intelligents utilisent la technologie connectée et les analyses pour comprendre comment le lieu de travail peut servir au mieux les employés pour les aider à être productifs.

La technologie des bureaux intelligents comprend souvent des outils logiciels et matériels de vidéoconférence, des logiciels de réservation de salles de réunion et de bureaux, ainsi que des outils d'analyse des bureaux permettant de comprendre comment les différents espaces de bureau sont utilisés. Cette technologie de bureau intelligent s'adapte aux styles de communication du lieu de travail en évolution et fournit les données, les ressources et les outils nécessaires pour rendre l'avenir du travail aussi productif que possible.

Quels sont donc les avantages d'un smart office ? 

Selon une étude menée par Chaire Workplace Management ESSEC, 47% des salariés trouvent que leur bureau ne correspond plus à leur mode de travail. Le smart office peut ainsi être un premier élément de réponse à ces nouveaux besoins.

La technologie des bureaux intelligents et les espaces de réunion permettent de programmer et d'organiser rapidement et facilement des réunions hybrides, et aident les équipes à avoir des réunions plus productives, quel que soit l'endroit où se trouvent les participants à la réunion.

Dans un bureau intelligent, les personnes peuvent trouver l'espace de travail le mieux adapté à leurs besoins, qu'il s'agisse de collaborer avec un groupe ou de travailler sur des tâches individuelles. La technologie du bureau intelligent aide également les responsables informatiques et les gestionnaires d'installations à analyser la manière dont les outils et les espaces sont utilisés, de sorte que des améliorations peuvent être apportées et que les espaces de travail peuvent être utilisés de manière plus efficace aujourd'hui et à l'avenir. Cela est utile pour planifier les déménagements ou les rénovations de bureaux afin que les espaces de travail répondent aux besoins des employés.

Les bureaux intelligents permettent le travail hybride. Si vous voulez attirer les meilleurs talents, vous devez leur donner ce qu'ils veulent. La flexibilité dans la manière et l'endroit où ils travaillent. Pour attirer (et retenir) les meilleurs talents, vous devez donc leur donner la possibilité de travailler à la fois à domicile et au bureau - et un bureau intelligent est le moyen d'y parvenir.

Les bureaux intelligents sont équipés de diverses technologies qui permettent le travail hybride. Par exemple, les salles de réunion sont généralement équipées de logiciels de vidéoconférence qui permettent aux membres de l'équipe qui travaillent à domicile de participer en toute simplicité aux réunions. Les outils de collaboration permettent aux membres de l'équipe à distance et au bureau de travailler ensemble sur des projets en temps réel. Si votre entreprise permet à ses employés d'aller et venir à leur guise, un outil comme Deskare permet de savoir combien de personnes sont présentes dans le bureau - et combien de postes de travail sont disponibles - peut donner aux employés à distance des indications importantes sur l'activité du bureau un jour donné (et leur éviter un déplacement s'il n'y a pas assez de postes de travail disponibles pour qu'ils puissent travailler). 

Les bureaux intelligents améliorent donc le travail hybride, le rendent plus facile et plus efficace - et comme les employés veulent travailler dans un environnement hybride, les bureaux intelligents jouent un rôle clé pour attirer et retenir les meilleurs talents.

Le smart office est-il adapté à mon entreprise et organisation actuelle ?

Maintenant que vous savez ce que les bureaux intelligents peuvent vous apporter, nous allons regarder la question sous un angle plus large : ce concept dont tout le monde parle convient-il ou non à votre bureau ?

Commencez par définir la situation actuelle de votre bureau : 

• Quels sont les éléments qui rendent vos employés satisfaits actuellement ?
• Qu’est-ce qui semble poser problème ?

Vous pourrez ensuite établir des statistiques sur l'utilisation de votre espace de travail et voir ce qui doit être amélioré. 

Cette recherche devrait vous fournir des données valables qui vous aideront à comprendre si le passage à un bureau intelligent en vaut la peine ou non.

N'oubliez pas que tous les bureaux n'ont pas besoin d'adopter toutes les technologies intelligentes et connectées possibles. Faites part de vos conclusions à d'autres personnes du bureau pour vous assurer que vous n'en faites pas trop et que vous répondez aux besoins de chacun.

Par exemple, si vous constatez que beaucoup de temps est consacré à la gestion des salles de réunion, vous pouvez envisager des solutions de gestion des casiers intelligents qui aident à automatiser l'ensemble du processus. 

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FAQ, vos questions sur le smart office

Qu'est-ce qu'un bureau intelligent ?

Un bureau intelligent ou une solution de bureau intelligent est un espace de bureau qui intègre une technologie moderne pour augmenter et améliorer la productivité, l'expérience et l'efficacité des employés en optimisant l'environnement de bureau, tout en maintenant l'espace de bureau respectueux de l'environnement et rentable.

Quelles sont les caractéristiques d’un smart office ?

La technologie du bureau intelligent comprend souvent des outils logiciels et matériels de vidéoconférence, des logiciels de réservation de salles de réunion et de bureaux, ainsi que des outils d'analyse des bureaux permettant de comprendre comment les différents espaces de bureau sont utilisés.

Quels sont les avantages d'un bureau intelligent ?

La technologie des bureaux intelligents vise également à protéger l'environnement en rendant les bureaux plus économes en énergie, plus sûrs et plus confortables. Elle aide également les entreprises à prendre de meilleures décisions concernant l'espace disponible pour les employés.