Outiller et accompagner le travail hybride, par Nathalie Ducray

Technologies et modes de travail sont souvent liés; déjà, lors de la première révolution industrielle, les technologies ont façonné les modes de travail, l’entreprise naissante ayant alors créé des temporalités et des modes de vie pour accompagner l’utilisation des machines et outils : rythme des « trois 8 », création de cités ouvrières pour rapprocher la ressource humaine de son lieu de travail …

La pandémie de 2020-2021 a accéléré un phénomène inverse, dans lequel cette fois les modes de vie ont façonné la technologie, ou tout au moins son usage : illustration en une seule donnée, la plateforme Zoom est passée de 10 millions d’utilisateurs quotidiens en décembre 2019 à 300 millions en avril 2020!

Or les nouveaux modes de travail perdurent post-crise sanitaire, par choix et non plus par contrainte cette fois : 82% des salariés éligibles souhaitent adopter un mode de travail hybride, et 63% des dirigeants pensent qu’il va continuer à se développer selon le Baromètre Télétravail et Organisations hybrides 2022 de Malakoff Humanis. Cette tendance de fond conduit l’entreprise à façonner le travail pour s’adapter aux temporalités et aux modes de vie de ses collaborateurs, et non plus l’inverse!

L’enjeu des entreprises en 2022 est bien d’équiper et d’accompagner ses collaborateurs pour gérer cette vraie révolution, non plus industrielle mais tertiaire : le travail hybride.

Un rappel pour ceux qui auraient raté la terminologie “hybride” : l’appellation ne s’applique pas seulement dans le contexte automobile pour gérer sa transition entre énergie fossile et électrique! Elle s’utilise désormais aussi pour parler des modes de travail, entre présence dans les bureaux de l’entreprise, ou depuis chez soi -ou d’ailleurs depuis tout autre endroit choisi par le salarié. Ainsi, l’espace de travail s’hybride, change de fonction : la cuisine devient un bureau pour télétravailler , les bureaux cloisonnés deviennent des espaces collaboratifs pour coopérer en “présentiel”, néologisme de plus en plus utilisé pour caractériser la présence dans le même lieu des participants à une réunion, et s’opposant ainsi au “distanciel” de la visioconférence; l’espace de travail change également de temporalité : le collaborateur nomade peut travailler en horaires décalés, les parents peuvent s’interrompre pour chercher les enfants et se remettent en heures tardives à leur clavier, parmi d’autres exemples.

Cela s’applique-t-il à tous les collaborateurs ? Non, et voilà une des premières spécificités de l’hybride, toutes les tâches ne sont pas télétravaillables, notamment dans certains secteurs comme l’industrie, le commerce et la construction ; l’organisation devra alors veiller à assurer l’équité, qui peut être difficilement perçue par les collaborateurs liés physiquement à leur lieu de travail.

L’autre grande spécificité du mode de travail hybride, c’est cette alternance des lieux et des moments pour tout ou partie de l’équipe…

Le travail à distance existe depuis des décennies pour de nombreuses équipes internationales, au sein desquelles les membres de ces équipes distantes travaillent en général pendant des heures de bureaux ouvrés, dans des locaux certes dispersés dans le monde, mais sous réserve d’un peu de vigilance aux fuseaux horaires, “qui travaille quand et où” est facilement identifiable…L’hybride brouille les cartes de la géographie et du temps, et la question du “qui, quand, où” devient finalement le casse-tête des travailleurs et des managers de l’hybride!

Bonne nouvelle, des outils existent désormais pour faire face à certains challenges de l’hybride, notamment celui de la clarification de la géographie et la temporalité des nouveaux modes de travail; Ainsi Deskare, start-up dynamique et précurseure sur le marché, propose une solution pour les organisations en mode hybride… et tant mieux, car nous ne sommes qu’au début de l’hybridation du travail!

Nous ne reviendrons pas en détail sur les avantages et les inconvénients du travail “distanciel” vs “en présentiel”… l’hybride est justement fait, s’il est bien mené, pour prendre le meilleur des deux mondes.

Le meilleur des deux mondes ? En résumé : profiter des temps de télétravail pour le travail de fond, de productivité accrue, et une optimisation de son temps perso/pro, et capitaliser sur les moments au bureau pour la collaboration, la créativité, et la convivialité (cf quelques statistiques ci-après*).

Toutefois, penser que la solution d’un hybride réussi se limite à la recette ci-dessus serait trop simple. Vous avez certainement vécu ou entendu quelques exemples de la vraie vie en mode hybride :

• “Je suis allée au bureau, mais personne de mon équipe (ou de mon groupe projet) n’y était en même temps que moi et je me suis retrouvée seule devant mon ordi à enchaîner les visioconférences… comme de chez moi!”
• “L’entreprise n’a donné que des grandes lignes sur le retour au bureau “vous revenez progressivement jusqu’en juin et ensuite 2 ou 3 jours par semaine au choix de chaque collaborateur”;  alors je reste chez moi et on verra ensuite, ils ont le temps de changer!”
• “Notre accord de télétravail mentionne 3 jours au bureau mais moi, manager d’équipe, je me retrouve à aller 4 ou 5 jours par semaine au bureau pour voir chacun des membres de mon équipe”
• “Quand je suis en télétravail, c’est no limit, j’enchaine les visioconférence sans pause et je “fais le boulot” après 21h”
• “C’est sympa le télétravail, ça m’évite une heure trente de transport quotidien… mais dans mon 35 m2, faut qu’on se coordonne bien avec ma copine, si on est en télétravail le même jour, on ne peut pas planifier nos viso en même temps!”

Face à cette nécessité de travailler en mode hybride tout en gérant sa complexité, deux priorités s’imposent aux entreprises :

1- Outiller : tout d’abord en déployant des solutions comme celle proposée par Deskare, pour répondre en urgence au dilemme ‘qui quand où” de manière optimale, fluide et efficiente;  mais aussi en aménageant les locaux pour des espaces plus collaboratifs, et en équipant les collaborateurs de vrais moyens de télétravail protégeant la sécurité de l’employeur (cyber menaces) et la santé -mentale et physique- du collaborateur.

2- Accompagner l’humain : l’expérience et les études montrent que 60% des transformations digitales échouent… cette donnée, issue d’une étude de Forrester en 2016, a sans doute évolué, notamment grâce à la souplesse et facilité de déploiement de solutions légères, comme celle de Deskare. Toutefois, un des facteurs-clés de succès des transformations digitales est de ne pas oublier le volet transformation humaine. Dans le cas d’un passage à l’hybride, les trois niveaux suivants gagnent à être accompagnés :

• L’organisation (direction, RH, acteurs du changement vers l’hybride), pour définir le cadre et les modalités de l’hybride : des groupes d’intelligence collective mixant fonction RH, managers et collaborateurs peuvent accélérer la mise en place d’un cadre optimal;
• Le manager, pour trouver la bonne déclinaison hybride adaptée à son équipe, en fonction de son enjeu opérationnel, de la nature des tâches et missions, de ses propres besoins de manager mais aussi selon les personnalités qui composent son équipe et la dynamique collective qu’il veut mettre en place : le coaching individuel peut soutenir un manager pour trouver le fonctionnement hybride optimal, ou le coaching d’équipe, permettant alors une co-construction de ce fonctionnement avec les membres de l’équipe;
• Le collaborateur, pour trouver un équilibre sain entre ses besoins personnels et ceux de l’entreprise, entre sa vie privée et sa vie professionnelle, entre sa santé psychique et physique : des webinars, fiches d’information et autres bonnes pratiques peuvent aider tous les collaborateurs, et pour aller plus loin, certains peuvent bénéficier d’un soutien ponctuel en approche coaching ou bien être.

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Nathalie Ducray, Consultante et Coach en management et Leadership

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*quelques données complémentaires

94% Des employeurs ont estimé en septembre 2020 que la productivité s’était accrue pendant la période de transition vers le télétravail - Source : Mercer, 2021

60% Des employés se sentent moins distraits par leurs collègues en télétravail - Source : Capterra, 2021

69% Préfère le présentiel pour la collaboration entre collègues - Source : Capterra 2021

49% Trouvent l’équilibre vie pro / perso meilleur en télétravail - Source : Capterra, 2021

1/3 Des travailleurs estiment que l’absence de séparation physique entre le travail et la maison nuit à leur bien-être - Source : Microsoft, 2021