Entre les deux derniers confinements en France, nous avons remarqué que la question récurrente de savoir qui sera au bureau et quand se posait dans toutes les entreprises. L'adoption de plus en plus généralisée du télétravail a également apporté son lot d'incertitudes. Se rendre au bureau nécessite désormais une certaine planification. Relever ce défi était l'un de nos principaux objectifs en créant Deskare. Nous voulions impérativement que l'outil reste aussi simple que possible.
Il est apparu clairement qu’il fallait fournir des données précieuses pour les DRHs et Office Managers. Nous voulons les aider à mieux comprendre la fréquence à laquelle les employés se rendent au bureau, ce qu'ils pensent du retour au travail sur site, l’utilisation des espaces. C'est pourquoi nous avons inclus un outil d'analyse basé sur les données de présence et de réservation de bureaux.
Selon un rapport de l'Institut Sapiens publié en mars 2021, le télétravail conduit à une augmentation de 22 % de la productivité. En réalité, il a été souligné que ce chiffre cache des disparités considérables, notamment en ce qui concerne les organisations tournées vers l'innovation, qui ont des besoins très spécifiques en termes de synergie des employés. Comment en tenir compte ?
Il est clair que l'essor du travail à distance ne signifie pas la mort du lieu de travail et de la collaboration sur place, bien au contraire ! Désormais, on ne viendra au bureau que pour les bonnes raisons : réunions importantes, événements d'équipe, ou pour des moments de réflexion collective où rien ne remplace la présence physique. C'est là toute l'utilité de Deskare : trouver les meilleurs moments pour organiser ces événements collaboratifs.
De plus, nous tenons compte des besoins différents selon les équipes en permettant de mettre en place des directives spécifiques à chaque équipe, concernant la présence physique et le travail à distance. Vous pouvez ainsi choisir de faire travailler vos développeurs à distance à plein temps et d'organiser des réunions en personne une fois par semaine avec votre équipe commerciale.
À long terme, les employés ont tendance à former des groupes fixes et à développer des habitudes de réservation de bureau spécifiques.
En effet, nous avons remarqué cette habitude. Elle semble normale : chaque employé a tendance à privilégier une zone au sein du lieu de travail. Selon notre principe de facilité d'utilisation, nous permettons à chacun de choisir une semaine par défaut, une zone ou un bureau par défaut, afin de tenir compte des habitudes et des préférences de chacun et de faciliter davantage l'utilisation. Nous sommes également en train de développer un algorithme qui permettra aux entreprises qui le souhaitent d'attribuer des bureaux de manière aléatoire afin de mélanger les équipes et d'encourager les échanges informels.
L'aménagement des bureaux fera-t-il à terme partie de votre offre ?
Nous observons plusieurs dynamiques. Certaines organisations (comme Pernod-Ricard et son île au cœur de Paris) ont choisi d'investir massivement dans leurs espaces de bureaux, faisant le pari que cela inciterait les employés à venir au bureau et conduirait à un travail d'équipe plus efficace. D'autres entreprises ont choisi de rationaliser les coûts liés aux espaces de bureaux en se tournant vers des options moins coûteuses ou en n'ouvrant pas de nouveaux bureaux lorsque leurs effectifs augmentent. Cela les oblige à mettre en place des systèmes de rotation des présences. C'est là que Deskare s'avère utile.
Ces deux dynamiques peuvent sembler contraires, mais elles suggèrent que les bureaux sont désormais considérés comme bien plus que de simples espaces de production. Les bureaux sont à la fois des lieux de rencontre, des environnements créatifs et d'apprentissage, et à certains égards, ils incarnent les valeurs et l'histoire de l'organisation.
Cela dit, il nous semble évident que Deskare devrait à terme intégrer la planification et l'aménagement des espaces de bureaux dans son offre. C'est le prolongement logique du service que nous fournissons actuellement.
Sur ce point, les mots-clés sont la pédagogie et le dialogue. Nous sommes dans une période difficile, nos habitudes ont été bouleversées, et les entreprises devraient peut-être jouer un rôle de soutien. Mener des expériences et demander l'avis des employés nous semble crucial. La mise en place d'une politique de travail à distance peut commencer par la création de petites équipes et l'expérimentation du télétravail à différentes échelles, en veillant toujours à impliquer les employés dans le processus. La rédaction d'une charte de télétravail peut être un bon moyen de s'assurer que tous les acteurs font pleinement partie du processus, et peut également apporter plus de clarté quant à ce qui est attendu.
Sans surprise, nous recommandons aux entreprises de choisir les bons outils. Il est illusoire de penser que l'on peut gérer et travailler de la même manière qu'avant la pandémie et avec les mêmes outils, dans un environnement de travail révolutionné. C'est pourquoi nous avons créé Deskare : nous ne pouvons pas attendre des organisations qu'elles soient flexibles et agiles si les outils qu'elles utilisent sont statiques et inflexibles.
Si Deskare vous intéresse, ou si vous souhaitez discuter de la manière d’organiser le travail hybride au sein de votre entreprise, vous pouvez consulter notre site web ou nous contacter directement par mail. Vous pouvez également retrouver l'interview originale sur le site de l'Incubateur HEC.
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