Le flex office est devenu un modèle incontournable dans l’aménagement des espaces de travail. Avec le développement du télétravail, l’organisation en mode projet, et les impératifs de réduction de l’empreinte environnementale des bâtiments, nos environnements professionnels évoluent. Il est donc crucial de repenser les bureaux pour intégrer ces nouvelles pratiques tout en optimisant la flexibilité, la modularité et le bien-être des employés.
Voici comment procéder, étape par étape, pour une transition réussie vers le flex office.
Adopter un espace de travail flexible permet aux entreprises de s’adapter aux nouveaux besoins de leurs collaborateurs. Le télétravail et les organisations agiles imposent de repenser la configuration des bureaux traditionnels pour offrir plus de flexibilité. Le passage au flex office permet ainsi de réduire les surfaces inutilisées, en s’adaptant au taux d’occupation réel des bureaux. En effet, tous les collaborateurs ne sont pas présents en permanence, ce qui ouvre la voie à une optimisation des espaces.
Le taux de flex est un indicateur clé dans cette transformation. Il détermine le nombre de postes de travail en fonction du nombre total de collaborateurs. Par exemple, un taux de flex de 0,7 signifie qu’il y a 7 postes pour 10 collaborateurs. Ce ratio dépend des habitudes de télétravail et des taux de présence moyens. Ajuster ce taux permet de garantir une utilisation optimale des espaces tout en assurant un cadre de travail confortable pour les équipes.
Pour réussir la transition vers le flex office, il est essentiel de suivre un plan structuré en plusieurs phases, chacune jouant un rôle crucial dans l’adoption de ce nouveau modèle.
La première étape consiste à définir les objectifs de l’aménagement en flex office, en alignant la direction et en impliquant les managers. Il est nécessaire de déterminer un taux de flex adapté aux pratiques de télétravail et à l’occupation réelle des bureaux. Par exemple, si 40 % des employés sont en télétravail à un moment donné, un taux de flex entre 0,6 et 0,7 est pertinent.
Cette phase inclut également la création d’un cahier des charges détaillé, en intégrant les besoins des équipes et en anticipant les enjeux de flexibilité, de modularité, et d’ergonomie des espaces de travail. Il est crucial de s’assurer que le flex office répond aux attentes des collaborateurs, afin de garantir son acceptation et son succès.
La phase de programmation et de macro-zoning vise à structurer les espaces de manière globale, en tenant compte des besoins spécifiques d’un environnement flex office. Il s’agit de concevoir un schéma fonctionnel optimisé pour répartir les zones en fonction des usages : espaces de travail, zones collaboratives, salles de réunion et espaces de détente.
Une étude capacitaire est réalisée pour valider le taux de flex défini et pour s’assurer que les bureaux peuvent absorber les flux d’occupation tout en garantissant un environnement de travail confortable. Cette analyse permet de modéliser différents scénarios d’occupation et de vérifier que les espaces sont dimensionnés pour gérer les pics d’activité.
Une fois le macro-zoning validé, la phase de conception et de micro-zoning affine les détails des aménagements. Dans le cadre du flex office, il est essentiel de créer des environnements qui maximisent le confort et la flexibilité des collaborateurs. Cela inclut des postes de travail modulaires, des zones de concentration, et des espaces collaboratifs ajustables en fonction des besoins.
Le mobilier joue un rôle central dans cette phase, car il doit être facilement reconfigurable pour s’adapter aux évolutions des usages. En parallèle, l’intégration d’outils technologiques (applications de réservation de postes, capteurs de présence) est cruciale pour gérer le taux d’occupation et optimiser les ressources.
La phase des travaux consiste à adapter les bureaux pour qu’ils deviennent des espaces flexibles et polyvalents. Cette étape inclut l’installation de cloisons amovibles, de rangements partagés et de solutions acoustiques pour garantir le confort des collaborateurs dans un environnement décloisonné.
En fonction du taux de flex établi, il est important de prévoir suffisamment d’espaces alternatifs, comme des bulles de confidentialité ou des zones de détente, pour répondre aux besoins fluctuants des équipes. Cette phase garantit que chaque espace est configuré de manière optimale pour accueillir le nombre de collaborateurs prévus.
Après les travaux, le déménagement vers un espace de travail flex office nécessite un accompagnement au changement. La réussite de cette étape repose sur des actions de communication ciblées et l’organisation d’ateliers pour former les équipes aux nouveaux outils, comme les applications de gestion des postes de travail.
En expliquant les avantages du flex office, comme la liberté de choix de son lieu de travail et l’amélioration des conditions de travail, les collaborateurs sont plus enclins à s’approprier ces nouveaux espaces. Un plan de communication efficace doit donc mettre en avant ces bénéfices tout en répondant aux questions et inquiétudes des employés.
Une fois les équipes installées dans les nouveaux bureaux flexibles, il est crucial de suivre de près leur expérience et leur satisfaction. Des enquêtes sont réalisées pour mesurer l’adhésion au modèle flex office et ajuster si nécessaire le taux de flex en fonction des observations. Par exemple, si un taux de flex de 0,7 s’avère insuffisant en période de forte affluence, il est possible de rajouter des espaces de travail ou de moduler les horaires de présence.
Cette phase de suivi permet de garantir un environnement de travail flexible et évolutif, parfaitement adapté aux besoins des équipes, tout en optimisant l’utilisation des espaces.
Adopter le flex office est une démarche stratégique qui permet d’optimiser les surfaces et de réduire les coûts tout en offrant aux collaborateurs un environnement de travail flexible et adapté aux nouvelles pratiques. En suivant ces étapes clés et en ajustant le taux de flex en fonction des habitudes de télétravail et de l’occupation réelle, une entreprise peut transformer ses bureaux pour répondre aux défis actuels. Deskare se tient prêt à vous accompagner dans cette transition, en fournissant des outils de gestion des espaces et des conseils personnalisés pour implémenter un flex office performant et adapté à vos besoins.
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