Avec autant de nouveaux espaces parmi lesquels choisir, trouver l'espace réunion idéal peut être une tâche intimidante. Comment choisir entre les salles de réunion modulables, les phone boxes et les grands espaces dotés d’une technologie sophistiquée ?
Besoin d’une salle insonorisée, personnalisée, grande, ou plutôt petite et intimiste ? Dans cet article, nous allons voir ensemble tous ces aspects et vous aider à prendre la bonne décision pour optimiser votre salle de réunion.
Lors de la réservation d'une salle de réunion, il est important de trouver le lieu idéal pour ces évènements. Les phone boxes, les grandes salles ou encore les espaces modulables représentent des solutions intéressantes.
Une phone box est un petit espace conçu pour faciliter les téléconférences. Elles sont généralement équipées d'une table avec des chaises qui peuvent accueillir d'une à six personnes. Ces espaces ont l'avantage d'être installés très rapidement et offrent une excellente qualité audio/vidéo pour les conversations.
Ces mini-espaces offrent plusieurs avantages, notamment une meilleure concentration grâce à la prise en compte du nombre limité de participants. L'insonorisation de la pièce permet également aux utilisateurs de se concentrer sur la conversation sans être dérangés par les bruits extérieurs. Enfin, elles permettent aux collaborateurs situés à distance de participer à la discussion sans difficulté puisque l'espace est souvent muni d’un bon système de visioconférence.
Si vous recherchez un espace plus grand destiné à accueillir un plus grand nombre de participants, alors optez pour une salle de réunion traditionnelle.
Ces espaces disposent généralement d’une surface suffisante pour accueillir jusqu’à 16 personnes autour d’une table rectangulaire ou carrée et y placer du mobilier supplémentaire si nécessaire (chaises, bureaux supplémentaires). Certaines salles disposent même d’une configuration domino adaptée au travail collaboratif, c'est-à-dire que les différentes tables peuvent se positionner de différentes manières pour faciliter les échanges.
En fonction des besoins spécifiques des entreprises, certaines salles peuvent être équipées avec des technologies telles qu’un grand écran interactif, un système audio/vidéo performant et même une disposition personnalisée afin que chacun puisse bien voir l’animateur et prendre part activement aux discussions. La lumière naturelle est également très appréciée car elle aide à garder la concentration et crée une atmosphère agréable durant les présentations ou les formations.
La modularité des salles de réunion est une option de plus en plus appréciée des entreprises qui recherchent un espace répondant à leurs besoins actuels et futurs. Notamment lorsque l’entreprise à une croissance importante et que son équipe double du jour au lendemain. Cette solution consiste à créer des espaces modulables, c'est-à-dire qu’ils peuvent être démontés et remontés selon les besoins des salariés. Il est possible de choisir le nombre et la taille des modules pour s’adapter aux différentes configurations (petites ou grandes tables, présentations sur scène).
De nouvelles technologies permettent également d’aménager facilement ces espaces avec des systèmes audio/vidéo intégrés, des solutions interactives et même le contrôle automatique de l’éclairage. Ces options offrent une flexibilité supplémentaire qui permet aux entreprises d’utiliser l’espace à bon escient et de maximiser son potentiel.
Lorsqu'il s'agit de réunions de travail informelles ou de petits groupes, le choix de tenir la réunion à son bureau peut offrir de nombreux avantages. Tout d'abord, cela peut être plus pratique pour les participants, car ils n'ont pas à se déplacer dans un autre endroit.
De plus, cela peut permettre un environnement plus confortable et moins formel, ce qui peut aider à faciliter les discussions et à favoriser la créativité.
Cependant, tenir une réunion à son desk peut également entraîner certaines limitations. Par exemple, le manque d'espace peut poser problème si vous avez besoin d'accueillir un grand nombre de participants. De plus, les distractions peuvent être fréquentes, ce qui peut perturber le cours de la réunion, mais aussi déranger l’environnement proche, notamment dans un open space.
Pour aménager une salle de réunion standard, il y a quelques étapes simples à suivre : tout d’abord, déterminer le nombre et la disposition des participants ; ensuite, décider du type d’espace dont on a besoin (phone box, petite salle, grande salle…) ; enfin, choisir les technologies adéquates (audio/vidéo, interactif…) afin d’offrir une expérience optimale aux utilisateurs.
Selon le besoin spécifique des entreprises, le choix des salles de réunion peut varier. Les phone boxes sont parfaites pour les petites réunions. Les grandes salles offrent plus d’espace et permettent aux participants d'ajouter du matériel supplémentaire si nécessaire.
Il est important de tenir compte de plusieurs critères lorsque l’on souhaite créer une salle de réunion idéale. Voici les critères les plus importants à prendre en compte :
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