Dans un monde du travail en constante évolution, l’adaptation des façons de travailler et des espaces est devenue une nécessité pour de nombreuses entreprises. Shippeo, l’un des leaders mondiaux de la visibilité en temps réel sur le transport, a réussi à gérer efficacement la transition vers ces nouvelles formes d'organisation du travail grâce à l'utilisation de Deskare.
Aurélia Magron, Office Happiness Manager, revient sur le déploiement et l’utilisation quotidienne de l’outil qui facilite la gestion du travail hybride et du flex office en offrant aux collaborateurs une expérience de travail flexible et fluide.
Le travail hybride a toujours été dans la mentalité de Shippeo, mais la crise sanitaire et les différents confinements ont accéléré la transition vers une nouvelle manière de travailler. Deskare permet alors à Shippeo de profiter d’un système efficace de gestion des plannings hybrides et d’obtenir une meilleure visibilité sur les collaborateurs.
Les équipes peuvent désormais facilement organiser et déclarer leur présence au bureau et leur jours de télétravail. L’outil propose une interface conviviale pour planifier et coordonner les plannings facilement, en fonction des besoins individuels et des projets en cours.
“Il y a une bonne adoption de l'outil, c'est rentré dans les mentalités. D'ailleurs, quand des personnes demandent sur un channel Slack “Tiens, qui vient au bureau la semaine prochaine?”, des personnes répondent “T’as regardé sur Deskare?”. Donc là je me dis ok c'est quand même rentré dans les mentalités.”
Avant de déployer Deskare, Aurélia gérait le télétravail manuellement à l’aide d’un fichier Google Sheet mis à jour toutes les semaines. À cette tâche chronophage s’ajoutait un processus de relances individuelles sur Slack ou par e-mail pour dire aux collaborateurs “n'oubliez pas de vous inscrire”.
"Le fait d'avoir des rappels automatiques sur Slack facilite beaucoup les choses, ça enlève une charge mentale aux gens.”
Désormais, Aurélia libère une heure de son temps chaque semaine grâce à Deskare qui se charge pour elle de regrouper les déclarations de télétravail, de rappeler aux collaborateurs de déclarer leur semaine et de réserver les espaces dont ils ont besoin.
“Si je devais résumer Deskare pour moi c'est : simple, pratique, efficace et moderne.”
En plus de la visibilité sur les jours de télétravail, l’adoption de Deskare apporte une visibilité sur l’occupation des bureaux. Shippeo se repose sur l’outil pour gérer efficacement l’espace de travail en flex office. Les jours de présence sur site, les collaborateurs savent qu’ils auront une place et si telle personne de l’équipe sera présente.
“Maintenant, on a des personnes qui systématiquement se disent “regardons sur Deskare qui est là”. Ça permet aussi aux administrateurs d'avoir une bonne visibilité des équipes, des collaborateurs et de savoir qui est où.”
Deskare permet aux salariés de réserver les espaces de travail nécessaires en fonction de leurs besoins spécifiques. Que ce soit pour une réunion, une session de travail individuel ou une collaboration en équipe, l’outil offre une visibilité en temps réel sur la disponibilité des ressources immobilières et facilite ainsi la planification et la réservation des lieux de travail.
“C'était vraiment important qu'on ait un outil qui s'intègre à nos outils existants.”
Deskare s’intègre aux différents outils des entreprises : SIRH, communication, calendriers, gestionnaires d’identité, services Smart Office. Shippeo bénéficie ainsi d’une intégration avec Lucca ce qui facilite notamment l’onboarding de nouveaux collaborateurs, et Google Calendar qui permet de programmer des réunions en visualisant d’où travaille la personne sans avoir besoin de se rendre sur Deskare.
Grâce aux intégrations disponibles, Aurélia est passée d’une gestion de l’hybride très manuelle à un pilotage automatisé !
Pour aller plus loin, découvrez l’intégration de Deskare dans Microsoft Teams.
Pour résumer, Shippeo a réussi à s'adapter au flex office grâce à Deskare qui facilite la planification des présences au bureau et des jours de télétravail. Les intégrations proposées par la plateforme avec d'autres outils, ont permis à Shippeo de gagner en efficacité et d'automatiser certaines tâches, ayant un impact positif et direct sur la productivité !
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