"Deskare a été une vraie révélation pour nous dans l'organisation de l'hybride et du flex-office"

Comment organiser le quotidien d’une équipe en grosse croissance dans plusieurs bureaux, depuis le passage au travail hybride ?

L’équipe RH et Office Management de la startup Pretto, spécialiste du crédit immobilier en ligne, a été confrontée à cette question comme beaucoup d’autres startups. Et comme beaucoup d’entre elles, elles avaient commencé par mettre en place un fichier Excel de présence où les collaborateurs étaient censés renseigner leurs jours de présence au bureau et leurs jours de télétravail, pendant toute la période Covid.

Sauf que, comme dans beaucoup d'autres entreprises, l'utilisation au quotidien d'un Excel de présence n'est pas aussi simple que prévue.

“Le tableau Excel n’était absolument pas user-friendly et très compliqué à remplir pour les équipes” Julie Legalché, Office Manager chez Pretto

Devant cette perte de temps pour l'équipe RH et pour toute l'entreprise, l’équipe s’est mise en recherche d’un logiciel d'organisation du télétravail qui saurait répondre à un double besoin : récolter des données sur l'occupation des bureaux pour optimiser leurs locaux, et permettre aux salariés de déclarer leur planning en un clic sur une solution facile d’utilisation.

Une solution qui répond à plusieurs usages du flex-office et du télétravail

Le déploiement de Deskare, solution de gestion du flex office chez Pretto s'est fait fin août 2021, pour une adoption optimale dès le retour de vacances des collaborateurs. Très vite, l'usage de la solution s'est imposé comme une évidence. La solution répondait en effet à plusieurs besoins.

Une des utilisations premières de Deskare chez Pretto est la gestion des jauges de capacité des locaux. Devant la grosse croissance des effectifs de Pretto (passage de 180 à 250 salariés dans les 12 prochains mois), le risque que les bureaux nantais et parisiens de la startup ne suffisent plus à accueillir l’ensemble de la population était réel.

Grâce à Deskare, les taux de remplissage des locaux sont facilement suivis au quotidien et permettent à l’équipe Office Management d’anticiper les futurs aménagements de locaux, à partir des taux de remplissage historiques et actuels des différents sites. Ces taux sont suivis grâce à un ensemble de dashboards accessibles depuis l'espace administrateur de Deskare.

Et ce n’est pas tout : outre la détection de cas potentiels d'isolement en télétravail, les équipes RH de Pretto se servent aussi de Deskare pour un point bien particulier : le versement d’une indemnité télétravail aux salariés basée sur le nombre de jours télétravaillés, sur le modèle de ce que permet l'URSSAF. Cette politique, facilitée par Deskare, est un véritable levier d’attraction des talents, dans un moment où le recrutement est clé pour la startup.

Voir aussi : comment Stuart utilise ses bureaux pour renforcer sa marque employeur

Une aide pour les RH comme les managers d'équipe

Mais l’adoption de Deskare n’a pas été utile qu’aux RH et Office Managers. L’apport principal de la plateforme réside dans le fait d’aider les collaborateurs à se retrouver facilement au bureau, et d’aider les managers à gérer leurs équipes en présentiel comme à distance, pour faire vivre la culture d’équipe.

Sirisack, Sales Support Manager chez Pretto, explique ainsi :

“Deskare me permet de savoir à quel moment je peux organiser des rituels physiques avec mes équipes. […] Je m’en sers tous les jours pour savoir qui sera présent et planifier des jours de présence pour mes équipes.”

L'espace manager de Deskare permet en effet aux managers d'équipe de bénéficier de statistiques propres à leur équipe et de mieux s'organiser pour regrouper leurs coéquipiers.

Finalement, l’ergonomie, la facilité d’utilisation et les intégrations natives avec Google Calendar, Slack et l'outil de gestion des congés de l'entreprise (Payfit) ont achevé le travail pour faire de Deskare une solution adoptée au quotidien par les équipes de Pretto, ce qui ravit Sirisack : son équipe compte un taux de déclaration de ses jours compris entre 95 et 100% en permanence grâce à l’intégration Slack...

De quoi rassurer les équipes de Pretto sur la culture de la startup : au bureau ou à distance, se retrouver pour les moments qui comptent restera toujours facile !‍

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